Automatyczne księgowanie faktur z AI: co robi i ile kosztuje
Co agent AI robi z fakturami kosztowymi, paragonami i wyciągami w polskiej firmie, co zmienia KSeF, ile kosztują programy z odczytem faktur i kiedy wystarczy jeden z nich.
Nasze ceny są w euro, ceny polskich programów w złotych netto.
- Budowa, jednorazowo
- od 1490 €
- Gotowe w
- od 10 do 14 dni
- Źródła
- KSeF, poczta, bank
- Podpis i deklaracje
- u księgowej
Faktura w euro od PeakCore LLC.
Agent AI pobiera faktury kosztowe z KSeF i z poczty, odczytuje je, łączy z wyciągiem bankowym i przypomina o brakujących dokumentach; podpis zostaje przy księgowej. Programy z odczytem faktur kosztują netto od 59,90 zł miesięcznie w inFakt Plus i 379 zł w SaldeoSMART. Nasz agent na miarę: od 1490 € plus 290 € miesięcznie.
Co agent robi z fakturami, krok po kroku
W polskiej firmie dokumenty kosztowe przychodzą z kilku miejsc naraz: z KSeF, na adres e-mail, jako zdjęcie paragonu od pracownika. Do tego dochodzi wyciąg z banku, z którym trzeba je uzgodnić.
KSeF: co zmienia w fakturach kosztowych
Od 1 lutego 2026 faktury od polskich firm przychodzą przez Krajowy System e-Faktur. Daty według Ministerstwa Finansów:
- Odbieranie faktur
- Obowiązkowe w KSeF od 1 lutego 2026 roku, dla wszystkich firm.
- Wystawianie faktur
- Od 1 lutego 2026 roku dla firm, których sprzedaż w 2024 roku, razem z VAT, przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych.
- Wyjątki do końca 2026 roku
- Firma, której sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, nie musi do tego czasu wystawiać faktur w KSeF. Paragon z NIP nabywcy do 450 zł dalej liczy się jako faktura uproszczona.
- Co to znaczy dla księgowania
- Faktury z KSeF nie trzeba przepisywać ani odczytywać ze skanu, ale trzeba ją opisać, zaksięgować i połączyć z płatnością. Paragony, faktury zagranicznych dostawców i faktury od firm objętych wyjątkiem dalej przychodzą jako PDF albo zdjęcie.
Źródło: Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl, zakres obowiązkowego KSeF, odczytane 22 października 2026.
Ceny programów, plan po planie
Trzy programy sprzedawane w Polsce, które same odczytują faktury kosztowe i publikują cennik, przepisane z ich stron 22 października 2026. Nasz agent jest w ostatnim wierszu.
| Program i plan | Cena netto | Co obejmuje |
|---|---|---|
| inFakt Plus | od 59,90 zł miesięcznie, przy rozliczeniu rocznym | AI odczytuje i księguje koszty z KSeF, zdjęć i plików PDF; konto firmowe, konto VAT i konto pomocnicze w UniCredit; podatki i ZUS wyliczane automatycznie, deklaracje JPK wysyłasz sam. Tylko dla jednoosobowych działalności gospodarczych. |
| SaldeoSMART Asystent firmy | 279 zł rocznie | OCR faktur zakupu w ramach 20 kredytów miesięcznie, wysyłka faktur do KSeF bez limitu, nielimitowana liczba kont użytkowników. |
| SaldeoSMART Specjalista firmy | 379 zł miesięcznie | 500 kredytów (1000 kredytów za 569 zł), OCR faktur i wyciągów, automaty do rozliczania transakcji bankowych, integracja z programem księgowym, nielimitowana liczba kont użytkowników. |
| Fakturownia OCR 250 | 100 zł za pakiet ważny 90 dni | 250 stron, 0,40 zł za stronę; pakiet dokupowany do konta w Fakturowni. |
| Fakturownia OCR 2 500 | 550 zł za pakiet ważny 90 dni | 2500 stron, 0,22 zł za stronę; pakiet dokupowany do konta w Fakturowni. |
| AIGROW, uzgadnianie księgowe | 290 € miesięcznie + od 1490 € za budowę | Rejestruje operacje, dopasowuje je do dokumentów, przypomina o brakujących dowodach zakupu i uzgadnia konta. Podpis pod rozliczeniem zostaje przy twoim księgowym. |
Źródła: inFakt, inFakt Plus, SaldeoSMART, cennik dla firm, Fakturownia, OCR. Wszystkie ceny programów są netto, VAT dolicza się do nich. inFakt podaje cenę planu Plus przy rozliczeniu rocznym i daje 30 dni za darmo. W SaldeoSMART kredyt to jedna strona faktury odczytana przez OCR albo trzy transakcje pobrane z banku, a faktury z KSeF pobiera się bez kredytów. Pakiety OCR Fakturowni dokupuje się do konta, osobno od abonamentu. Nasza opłata miesięczna obejmuje infrastrukturę, model i monitoring; po kursie referencyjnym EBC z 22 października 2026, 1 € = 4,3695 zł, 290 € to około 1267 zł, a 1490 € około 6511 zł.
Program z odczytem faktur czy agent na miarę
Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie i jednym rachunku tańszy jest program, i to on jest właściwym wyborem. Agent ma sens, gdy dokumenty i pieniądze płyną wieloma drogami.
- Kiedy wystarczy program
- Mało faktur, jeden rachunek bankowy, a twoja księgowa albo biuro rachunkowe pracuje już w tym samym programie. Wtedy plan za kilkadziesiąt lub kilkaset złotych miesięcznie załatwia odczyt i dopasowanie, a agent się nie opłaci.
- Kiedy agent się opłaca
- Kilka rachunków i kart firmowych, dokumenty z KSeF, z poczty i od pracowników w terenie, własne zasady opisu kosztów albo kilka spółek. Agent pracuje na systemach, których już używasz, zamiast przenosić firmę do nowego programu.
- Jak się zaczyna
- Od jednego źródła, na przykład faktur z KSeF i jednego rachunku. Kolejne źródła agent dostaje, gdy rejestr działań pokazuje, że poprzednie dopasowuje poprawnie.
- Co sprawdzamy przed wyceną
- Czy da się połączyć twój bank, skrzynkę z fakturami i program księgowy. Jeśli któregoś połączenia brakuje, zmienia się zakres i cena, a ty wiesz o tym przed zapłatą.
Agent uzgadniający jest jedną z naszych usług operacji AI. Ten sam sposób pracy stosujemy w agencie AI do obsługi klienta i w recepcjonistce AI, a wszystkie ceny są w cenniku agentów AI dla firm. Ile kosztuje pracownik zatrudniony na etacie, liczymy w przewodniku koszt zatrudnienia recepcjonistki.
Co robi agent, a co zostaje przy księgowej
Agent przygotowuje i uzgadnia. Wszystko, co wymaga podpisu, oceny albo kontaktu z urzędem, zostaje przy człowieku.
- Pobiera faktury kosztowe z KSeF i ze skrzynki, do której przychodzą PDF-y i zdjęcia paragonów
- Odczytuje kontrahenta, NIP, kwoty netto, VAT i brutto oraz termin płatności
- Proponuje opis kosztu według zasad, które zatwierdziłeś
- Łączy każdą operację z wyciągu z jej fakturą i oznacza rozbieżności
- Przypomina pracownikom o brakujących paragonach i fakturach do płatności kartą
- Przekazuje księgowej uporządkowany komplet z listą wyjątków
- Podpis pod rozliczeniem i odpowiedzialność za księgi
- Deklaracje JPK, zeznania podatkowe i ich wysyłka
- Decyzja, czy wydatek jest kosztem uzyskania przychodu i czy odliczyć VAT
- Kontakt z urzędem skarbowym i odpowiedzi na jego pytania
- Każda sprawa, której zasady nie obejmują: trafia do księgowej z opisem
Najczęściej zadawane pytania
Faktury uzgodnione, zanim trafią do księgowej
Napisz, skąd przychodzą twoje faktury, ile masz rachunków i w jakim programie pracuje księgowa. Odpowiemy na piśmie, co zbudujemy i ile to kosztuje. Formularz jest po angielsku, ale możesz pisać do nas po polsku.
Audyt 290 €, odliczany od budowy, jeśli ją zamówisz