15+ eksempler på automatisering af forretningsprocesser, der øger effektiviteten

Hvad er automatisering af forretningsprocesser, og hvorfor er det relevant for dig?

Automatisering af forretningsprocesser (BPA) bruger teknologi til at udføre gentaget, regelbaseret arbejde. Målet er enkelt: større effektivitet, færre menneskelige fejl og lavere driftsomkostninger. I stedet for at en medarbejder manuelt indtaster data i flere systemer, gør software det med det samme.

Med 100 % nøjagtighed.

Det er værd at interessere sig for, fordi effekten kan være enorm. Se på tallene. Det handler ikke kun om at bruge penge på teknologi, men også om, hvad du får igen. Investeringen er ofte tjent hjem på blot seks til ni måneder.

Hvis du ser bort fra automatisering, accepterer du højere omkostninger og langsommere arbejdsgange end andre. Dine dygtigste medarbejdere bliver ved med at bruge tid på rutineopgaver i stedet for at skabe nyt. Et af vores eksempler på automatisering af forretningsprocesser kan være første skridt mod en reel konkurrencefordel.

Konkrete eksempler på automatisering af forretningsprocesser i økonomi og bogføring

Økonomi er et oplagt sted at automatisere. Området rummer mange regelbaserede opgaver, der gentages ofte. Manuelt arbejde tager ikke bare tid, det kan også føre til dyre fejl. Disse to eksempler på automatisering af forretningsprocesser kan hurtigt skabe værdi.

I et tænkt eksempel fra en produktionsvirksomhed kan udtræk af fakturadata og trevejsafstemning forkorte behandlingstiden og reducere gebyrer for forsinket betaling. Beregn resultatet ud fra virksomhedens faktiske behandlingstid, andel af afvigelser og historik for gebyrer.

• Automatiseret fakturabehandling
• Problem: Manuel fakturabehandling er langsom og dyr. En kreditorbogholder modtager en faktura, sammenholder den med en indkøbsordre, følger op for at få den godkendt og indtaster derefter oplysningerne manuelt i regnskabssystemet. Det giver risiko for fejl, gebyrer ved forsinket betaling og unødvendigt tidsforbrug.
• Løsning: Et automatiseringsværktøj bruger optisk tegngenkendelse (OCR) til at hente oplysninger som leverandør, beløb og forfaldsdato fra fakturaen. Det sammenholder automatisk fakturaen med indkøbsordren, beder den rette leder om godkendelse via e-mail eller Slack og overfører de godkendte oplysninger direkte til dit regnskabsprogram. * Fordel: Markant kortere behandlingstid. Lavere lønomkostninger. Næsten ingen fejl.

Du kan også begynde at udnytte rabatter ved tidlig betaling. * Håndtering af indkøbsordrer (PO) * Problem: Manuel oprettelse, godkendelse og opfølgning på indkøbsordrer skaber en alvorlig flaskehals. Formularer skal udfyldes, underskrifter indhentes og registre opdateres i hånden, hvilket forsinker indkøbene.

* Løsning: En medarbejder udfylder én enkel digital formular. Systemet sender automatisk anmodningen til den rette leder ud fra beløbet. Når den er godkendt, opretter systemet et ordrenummer, sender den officielle indkøbsordre til leverandøren via e-mail og opdaterer det centrale register.

Ingen behøver at rykke for svar. * Fordel: Indkøbsforløbet går hurtigere. Hvert køb får et tydeligt revisionsspor.

Og indkøbspolitikken bliver håndhævet automatisk.

Automatisering i hele medarbejderforløbet: eksempler fra HR

Automatisering kan mindske det gentagne administrative arbejde i HR, når arbejdsgangen har klare regler og en måde at håndtere undtagelser på. Mål tidsforbrug, rettelser og medarbejderoplevelse før og efter ændringen.

1. Onboarding af nye medarbejdere: Manuel onboarding af en ny medarbejder kan blive et kaos af opgaver, der ikke hænger sammen. HR, IT og den ansættende leder skal koordinere lønoprettelse, brugerkonti, udstyr og den første oplæring. En automatiseret arbejdsgang samler trådene. Når kandidaten underskriver sit jobtilbud, sættes alle efterfølgende handlinger straks i gang.

1. Håndtering af ferie- og fraværsanmodninger: Drop regneark og lange e-mailtråde til at holde styr på frihed. Det fungerer ikke. Et automatiseret system giver medarbejderne én portal, hvor de kan anmode om fri. Anmodningen sendes automatisk til deres leder til godkendelse. Når den er godkendt, opdaterer systemet medarbejderens saldo og teamets kalender uden manuel indgriben.
2. Arbejdsgange til medarbejdersamtaler: Automatisering planlægger samtalerne, sender påmindelser til ledere og deres medarbejdere og stiller faste skabeloner til feedback til rådighed. Det sikrer en ensartet proces, der bliver gennemført til tiden, og gør en tung administrativ opgave mere overskuelig.

Hvordan skaber automatisering vækst i salg og marketing?

Hvordan hjælper automatisering dig med at øge omsætningen, ikke kun sænke omkostningerne?

Ved at give dine salgs- og marketingteams det, de aldrig har nok af: tid. Når du automatiserer gentagne opgaver, kan teamet fokusere på det arbejde, der faktisk skaber omsætning, som at lukke aftaler og opbygge kunderelationer. Disse eksempler på automatisering af forretningsprocesser handler om vækst.

• Automatiseret opfølgning på leads: En bruger downloader en hvidbog og bliver automatisk tilmeldt en e-mailserie. Over flere uger sender arbejdsgangen relevante artikler og kundecases, inden den afsluttes med en invitation til en demo. Det opbygger tillid og giver den potentielle kunde viden, uden at en sælger skal gøre noget manuelt.
• Samling af kundedata: Dine kundedata ligger mange steder: i dit CRM-system, hos din betalingsudbyder og i dit supportsystem.

Automatisering kan samle dem i én kundeprofil. Hvis en kundes abonnementsbetaling eksempelvis mislykkes i Stripe, kan en webhook starte en arbejdsgang, der finder kundens konto i Salesforce og opretter en opgave, så den kundeansvarlige kan følge personligt op. Her er et eksempel på en JSON-payload fra en Stripe-webhook om en mislykket betaling:

{
 "id": "evt_1P8sQx2eZvKYlo2Cc0G3fV4A",
 "object": "event",
 "api_version": "2024-04-10",
 "created": 1711999999,
 "data": {
 "object": {
 "id": "in_1P8sQw2eZvKYlo2Cq4t5fG6X",
 "object": "invoice",
 "customer": "cus_Pqj5aQ7d8Y9z0X",
 "status": "open",
 "attempted": true,
 "next_payment_attempt": 1712400000
 }
 },
 "type": "invoice.payment_failed"
 }

• Automatiserede opslag på sociale medier: I stedet for at slå noget op manuelt hver dag kan dit marketingteam bruge et automatiseringsværktøj til at planlægge en hel måneds indhold på tværs af platforme. Det samme værktøj kan også overvåge omtaler af brandet og sende presserende sager til den rette person.

Det modsatte perspektiv: Automatiserer du en dårlig proces, når du bare hurtigere frem til det forkerte resultat

Der findes en farlig myte i branchen om, at teknologi kan løse alt. Det kan den ikke. Automatiserer du en proces, der er ineffektiv eller slet ikke giver værdi, bliver den ikke bedre.

Du skaber bare dårlige resultater hurtigere. Før du skriver en eneste linje kode eller tilmelder dig et nyt værktøj, skal du kortlægge, stille spørgsmål til og forbedre din nuværende proces.

Teams med en stor opgavepukkel kan have svært ved at finde tid til proceskortlægning. Men selv en kort gennemgang af udløsere, overdragelser, undtagelser og ansvarlige kan afsløre arbejde, som slet ikke bør automatiseres.

At der ikke er tid, *er symptomet*. Den dårlige proces er problemet. En dag ved tavlen, hvor I gennemgår arbejdsgangen, betaler sig, når I opdager trin, der kan fjernes helt i stedet for blot at blive automatiseret.

Undgå disse typiske faldgruber:

• Automatisering før forbedring: Hvis den nuværende proces har ti trin, men fem er overflødige, bygger du ineffektiviteten ind i det nye system ved at automatisere alle ti. Det er spild af ressourcer.
• Dårlig datakvalitet: Automatisering kræver rene, strukturerede data. Hvis kildedataene er rodede, for eksempel med uens formatering eller manglende felter, vil automatiseringen fejle. Endnu værre kan den give forkerte resultater.

Dårlige data ind, dårlige resultater ud. * Manglende fokus på forandringen: Du kan bygge verdens bedste automatisering, men den lykkes ikke, hvis dit team ikke forstår den, har tillid til den eller ved, hvordan den skal bruges. Du skal også planlægge for de mennesker, der bliver berørt.

Det er afgørende for ethvert projekt med automatisering af forretningsprocesser.

Trin 1: Find og prioritér dit første automatiseringsprojekt

Hvor begynder du så?

Find en hurtig gevinst: et projekt, der giver tydelig, målbar værdi med begrænset indsats og risiko. Et vellykket første projekt skaber tillid og giver dig interne fortalere for det næste, mere ambitiøse automatiseringsprojekt.

Brug en fast metode. Se efter opgaver, der er:

1. Hyppige: Hvor ofte udføres opgaven? Det har langt større effekt at automatisere en opgave, der udføres 500 gange om dagen, end en, der udføres to gange om ugen.
2. Regelbaserede: Følger opgaven en enkel "hvis-så"-logik? Enkel automatisering egner sig ikke til kreativ eller strategisk tænkning.
3. Velafprøvede og stabile: Automatisér ikke en proces, der er ny eller hele tiden ændrer sig. Reglerne skal være stabile og velkendte.
4. Udsatte for menneskelige fejl: Dataindtastning og kopiering mellem systemer er oplagte kandidater. Automatisering er 100 % nøjagtig.

En enkel måde at få overblik på er en matrix over effekt og gennemførlighed. Placér dine mulige projekter i et 2x2-felt. Projekterne med "Høj effekt, høj gennemførlighed" er dine hurtige gevinster og gode steder at begynde, hvis du vil vise værdien af automatisering af forretningsprocesser.

Trin 2: Byg businesscasen, og beregn afkastet af din automatisering

Hvis du vil have et budget godkendt, skal du tale virksomhedens sprog. Det sprog er investeringsafkast, også kaldet Return on Investment (ROI). Et automatiseringsprojekt er ikke bare en udgift.

Det er en investering, der hurtigt skal tjene sig selv hjem. Vi beregner det mulige afkast, så fordelene bliver konkrete og svære at overse.

Formlen er enkel: ROI = ((Benefits - Costs) / Costs) * 100.

• Omkostninger: Engangsudgifter til implementering, månedlige eller årlige softwarelicenser og den tid, der går med at oplære medarbejderne.
• Fordele: Først og fremmest direkte besparelser på lønomkostninger. Dertil kommer den økonomiske gevinst ved færre fejl og den tid, medarbejderne får tilbage til arbejde, der skaber vækst i virksomheden.

Lad os tage behandling af fakturaer som eksempel. Antag, at du behandler 500 fakturaer manuelt om måneden.

I dette eksempel sparer du €2,100 om måneden. Det årlige afkast er markant og giver et stærkt argument for at indføre et af de mest effektive eksempler på automatisering af forretningsprocesser.

Trin 3: Vælg de rette værktøjer, og hjælp medarbejderne gennem forandringen

Når du har prioriteret projektet og lagt en solid businesscase, er det tid til at føre planen ud i livet. Det kræver to ting: at vælge den rette teknologi og at forberede dit team på forandringen.

Vælg først dine værktøjer. Der er mange løsninger til automatisering af forretningsprocesser, men de kan opdeles i nogle hovedtyper.

• Integrationsplatforme (iPaaS): Tænk Zapier eller Make. De er et godt sted at starte. Med en enkel model, hvor en hændelse udløser en handling, forbinder de cloudapps. Det kan for eksempel være: "Når der tilføjes en række i Google Sheet, oprettes en kunde i QuickBooks." De egner sig til enkle arbejdsgange på tværs af forskellige applikationer.
• Robotic Process Automation (RPA): Det er mere avancerede værktøjer som UiPath og Automation Anywhere. De bruger "softwarerobotter", der efterligner det, et menneske gør på en computerskærm. Derfor er de velegnede til at automatisere opgaver i ældre systemer uden moderne API'er.
• Business Process Management-platforme (BPM): Platforme som Bizagi og Processmaker er beregnet til komplekse processer på tværs af virksomheden, hvor der er behov for avanceret procesmodellering, overvågning og godkendelser fra medarbejdere undervejs.

Dernæst skal du have medarbejderne med. Det er ikke valgfrit. Modstand fra medarbejderne kan få projektet til at gå i stå, så du har brug for en klar plan for forandringsledelse.

• Forklar hvorfor: Vær åben om formålet. Forklar, at målet er at fjerne ensformige opgaver, ikke arbejdspladser. Vis, hvordan automatisering giver teamet mere tid til interessant og strategisk arbejde.
• Inddrag dit team: Dem, der udfører arbejdet, kender processen bedst. Bed dem hjælpe med at kortlægge den og udforme den nye, automatiserede arbejdsgang. De vil opdage problemer, du ellers ville have overset.
• Sørg for oplæring og støtte: Giv ikke bare medarbejderne et nyt værktøj og forvent, at de bruger det. Sørg for ordentlig oplæring, og vær klar til at besvare spørgsmål. Fremhæv de første gode resultater, så I holder fremdriften.