15+ przykładów automatyzacji procesów biznesowych, które zwiększają efektywność

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych i dlaczego warto się nią zainteresować?

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) wykorzystuje technologię do wykonywania powtarzalnej pracy opartej na regułach. Cel jest prosty: zwiększyć efektywność, ograniczyć błędy ludzkie i obniżyć koszty operacyjne. Zamiast ręcznie przepisywać dane między systemami, pracownik może powierzyć to oprogramowaniu, które robi to natychmiast.

Ze 100% dokładnością.

Dlaczego to ważne? Bo efekty mogą być ogromne. Spójrz na liczby. Nie chodzi tylko o wydatki na technologię, ale również o zwrot z inwestycji. Koszty często zwracają się już po sześciu do dziewięciu miesiącach.

Jeśli ignorujesz automatyzację, godzisz się na wyższe koszty i wolniejsze działanie niż u konkurencji. Twoi najlepsi pracownicy wykonują wtedy mało wartościowe zadania, zamiast rozwijać firmę. Wybierz jeden z naszych przykładów automatyzacji procesów biznesowych jako pierwszy krok do zdobycia realnej przewagi konkurencyjnej.

Przykłady automatyzacji procesów biznesowych w finansach i księgowości

Finanse oferują ogromne możliwości automatyzacji. Wiele zadań wykonuje się tu na dużą skalę, według ustalonych reguł i wielokrotnie, a ręczna praca jest nie tylko powolna, lecz także prowadzi do kosztownych błędów. Te dwa przykłady automatyzacji procesów biznesowych mogą szybko przynieść korzyści.

W hipotetycznej firmie produkcyjnej odczytywanie danych z faktur i porównywanie ich z zamówieniem oraz potwierdzeniem odbioru mogłoby skrócić czas obsługi i ograniczyć opłaty za opóźnienia. Wynik należy obliczyć na podstawie rzeczywistego czasu obsługi, odsetka wyjątków i historii opłat danej firmy.

• Automatyczna obsługa faktur
• Problem: Ręczne przetwarzanie faktur jest bardzo wolne i kosztowne. Pracownik działu zobowiązań odbiera fakturę, porównuje ją z zamówieniem, zabiega o zatwierdzenie, a następnie ręcznie wpisuje dane do systemu księgowego. Sprzyja to błędom, opłatom za opóźnienia i marnowaniu czasu pracy.
• Rozwiązanie: Narzędzie do automatyzacji odczytuje z faktury dane, takie jak dostawca, kwota i termin płatności, za pomocą optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Automatycznie porównuje fakturę z zamówieniem, wysyła właściwemu menedżerowi prośbę o zatwierdzenie e-mailem lub przez Slack, a zatwierdzone dane przekazuje bezpośrednio do oprogramowania księgowego. * Korzyść: Znacznie krótszy czas obsługi. Niższe koszty pracy. Niemal całkowite wyeliminowanie błędów.

Możesz też zacząć korzystać z rabatów za wcześniejszą płatność. * Obsługa zamówień zakupu (PO) * Problem: Ręczne tworzenie, zatwierdzanie i śledzenie zamówień zakupu poważnie spowalnia pracę. Wypełnianie formularzy, zbieranie podpisów i ręczne aktualizowanie rejestrów opóźnia zakupy.

* Rozwiązanie: Pracownik wypełnia jeden prosty formularz cyfrowy. System automatycznie kieruje wniosek do właściwego menedżera na podstawie kwoty. Po zatwierdzeniu nadaje numer zamówienia, wysyła oficjalne zamówienie dostawcy e-mailem i aktualizuje centralny rejestr.

Nie trzeba nikogo ponaglać. * Korzyść: Zakupy przebiegają szybciej. Każdy zakup ma czytelną ścieżkę audytową.

Zasady dotyczące wydatków są egzekwowane automatycznie.

Automatyzacja HR na każdym etapie zatrudnienia: przykłady

Automatyzacja może ograniczyć powtarzalną pracę administracyjną w HR, jeśli proces ma jasne reguły i sposób obsługi wyjątków. Porównaj czas, liczbę korekt i doświadczenia pracowników przed zmianą oraz po niej.

1. Wdrażanie nowych pracowników: Ręczny onboarding nowej osoby to często chaos niepowiązanych zadań. HR, IT i menedżerowie zatrudniający muszą skoordynować dodanie pracownika do systemu płacowego, utworzenie kont, przygotowanie sprzętu i przydzielenie pierwszych szkoleń. Automatyczny proces porządkuje te działania. Gdy kandydat podpisze ofertę, jeden proces natychmiast uruchamia wszystkie kolejne kroki.

1. Obsługa wniosków urlopowych: Przestań śledzić dni wolne w arkuszach kalkulacyjnych i długich wątkach e-mailowych. To się nie sprawdza. W automatycznym systemie pracownik składa wniosek o urlop przez jeden portal, a wniosek trafia do menedżera do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu system aktualizuje pulę dostępnych dni wolnych i kalendarz zespołu, bez ręcznej pracy.
2. Proces ocen pracowniczych: Automatyzacja planuje oceny, wysyła przypomnienia menedżerom i członkom ich zespołów oraz udostępnia standardowe szablony informacji zwrotnej. Dzięki temu oceny są spójne i odbywają się na czas, a uciążliwy obowiązek administracyjny staje się przewidywalnym procesem.

Jak automatyzacja wspiera rozwój sprzedaży i marketingu?

Jak automatyzacja pomaga zwiększać przychody, a nie tylko obniżać koszty?

To proste. Daje zespołom sprzedaży i marketingu to, czego stale im brakuje: czas. Gdy automatyzujesz powtarzalne zadania, zespół może skupić się na działaniach, które faktycznie przynoszą przychody, takich jak finalizowanie transakcji i budowanie relacji z klientami.

Te przykłady automatyzacji procesów biznesowych pokazują, jak wspierać rozwój firmy.

• Automatyczne rozwijanie relacji z potencjalnymi klientami: Użytkownik pobiera poradnik. Automatycznie trafia do sekwencji e-mailowej, która przez kilka tygodni przesyła mu odpowiednie artykuły i studia przypadków, a na koniec zaprasza na prezentację. Dzięki temu poznaje ofertę i nabiera zaufania bez angażowania handlowca.
• Łączenie danych o klientach: Dane o klientach znajdują się w różnych miejscach: w CRM, systemie płatności i narzędziu obsługi zgłoszeń.

Automatyzacja może połączyć je w jeden profil klienta. Na przykład gdy płatność za subskrypcję klienta w Stripe nie powiedzie się, webhook może uruchomić proces, który odnajdzie jego konto w Salesforce i utworzy zadanie dla opiekuna klienta, aby skontaktował się z nim osobiście. Oto przykład danych JSON z webhooka Stripe dotyczących nieudanej płatności:

{
 "id": "evt_1P8sQx2eZvKYlo2Cc0G3fV4A",
 "object": "event",
 "api_version": "2024-04-10",
 "created": 1711999999,
 "data": {
 "object": {
 "id": "in_1P8sQw2eZvKYlo2Cq4t5fG6X",
 "object": "invoice",
 "customer": "cus_Pqj5aQ7d8Y9z0X",
 "status": "open",
 "attempted": true,
 "next_payment_attempt": 1712400000
 }
 },
 "type": "invoice.payment_failed"
 }

• Automatyczne publikowanie w mediach społecznościowych: Zamiast codziennie dodawać posty ręcznie, zespół marketingu może zaplanować w narzędziu do automatyzacji cały miesiąc publikacji na wszystkich platformach. To samo narzędzie może też monitorować wzmianki o marce i kierować pilne sprawy do odpowiedniej osoby.

Odmienne spojrzenie: automatyzacja wadliwego procesu tylko przyspiesza złe wyniki

W naszej branży pokutuje niebezpieczny mit, że technologia potrafi rozwiązać każdy problem. Nie potrafi. Automatyzacja wadliwego, nieefektywnego lub zbędnego procesu go nie naprawi.

Pozwoli jedynie szybciej i sprawniej osiągać złe wyniki. Zanim napiszesz choćby linijkę kodu lub wykupisz nowe narzędzie, rozpisz obecny proces, poddaj go ocenie i napraw.

Zespoły przeciążone zaległymi zadaniami mogą niechętnie podchodzić do mapowania procesów. Nawet krótkie spotkanie, podczas którego zapiszecie zdarzenia uruchamiające proces, punkty przekazania pracy, wyjątki i osoby odpowiedzialne, może ujawnić zadania, których nie należy automatyzować.

Ale brak czasu *jest objawem*. Przyczyną jest wadliwy proces. Jeden dzień poświęcony na rozrysowanie przebiegu pracy zawsze się zwraca, bo pozwala znaleźć kroki, które można całkowicie usunąć, zamiast je automatyzować.

Oto częste błędy, których warto unikać:

• Automatyzacja przed usprawnieniem: Jeśli obecny proces ma dziesięć kroków, ale pięć z nich jest zbędnych, automatyzacja wszystkich dziesięciu utrwali nieefektywność w nowym systemie. To ogromne marnotrawstwo.
• Ignorowanie jakości danych: Automatyzacja wymaga czystych, uporządkowanych danych. Jeśli dane źródłowe są chaotyczne, na przykład mają niespójny format lub brakuje w nich pól, automatyzacja zawiedzie. Co gorsza, może dawać błędne wyniki.

Jakie dane na wejściu, takie wyniki na wyjściu. * Pomijanie zarządzania zmianą: Możesz zbudować najlepszą automatyzację na świecie, ale nie zadziała, jeśli zespół jej nie rozumie, nie ufa jej lub nie wie, jak z niej korzystać. Musisz uwzględnić ludzi w planie wdrożenia.

To ważny krok w każdym projekcie opartym na automatyzacji procesów biznesowych.

Krok 1: Wybierz pierwszy proces do automatyzacji i ustal priorytety

Od czego zacząć?

Poszukaj projektu, który szybko przyniesie efekty. Powinien dostarczyć wyraźną, mierzalną wartość przy niewielkim nakładzie pracy i niskim ryzyku. Udany pierwszy projekt buduje zaufanie i pomaga zdobyć wewnętrznych zwolenników kolejnego, ambitniejszego wdrożenia.

Podejdź do wyboru metodycznie. Skup się na zadaniach, które są:

1. Wykonywane często: Jak często pojawia się to zadanie? Automatyzacja czynności wykonywanej 500 razy dziennie ma znacznie większy wpływ niż takiej, którą wykonuje się dwa razy w tygodniu.
2. Oparte na regułach: Czy zadanie przebiega według prostej logiki „jeśli, to”? Podstawowa automatyzacja nie nadaje się do pracy wymagającej kreatywnego lub strategicznego myślenia.
3. Dojrzałe i stabilne: Nie automatyzuj procesu, który jest nowy lub stale się zmienia. Reguły muszą być stabilne i dobrze znane.
4. Podatne na błędy ludzkie: Wprowadzanie danych. Kopiowanie i wklejanie. To idealni kandydaci. Automatyzacja działa ze 100% dokładnością.

Pomocna będzie prosta macierz wpływu i wykonalności. Umieść potencjalne projekty w siatce 2x2. Te, które trafią do ćwiartki „duży wpływ, łatwe wdrożenie”, mogą szybko przynieść korzyści. To dobry punkt wyjścia, by pokazać, co daje automatyzacja procesów biznesowych.

Krok 2: Przygotuj uzasadnienie biznesowe i oblicz zwrot z inwestycji w automatyzację

Aby uzyskać budżet, trzeba mówić językiem biznesu. Tym językiem jest zwrot z inwestycji (ROI). Projekt automatyzacji nie jest centrum kosztów, lecz inwestycją, która powinna szybko się zwrócić. Obliczamy potencjalny ROI, aby korzyści były konkretne i trudne do zignorowania.

Wzór jest prosty: ROI = ((Benefits - Costs) / Costs) * 100.

• Koszty: Jednorazowe koszty wdrożenia, miesięczne lub roczne licencje na oprogramowanie oraz czas poświęcony na szkolenie pracowników.
• Korzyści: Przede wszystkim bezpośrednie oszczędności na kosztach pracy. Dochodzą do tego finansowe skutki mniejszej liczby błędów oraz czas odzyskany przez pracowników, który mogą przeznaczyć na działania rozwijające firmę.

Weźmy za przykład obsługę faktur. Załóżmy, że ręcznie przetwarzasz 500 faktur miesięcznie.

W tym scenariuszu miesięczne oszczędności wynoszą €2,100. Roczny ROI jest bardzo wysoki, co przemawia za wdrożeniem jednego z najskuteczniejszych przykładów automatyzacji procesów biznesowych.

Krok 3: Wybierz odpowiednie narzędzia i przygotuj zespół na zmianę

Masz już wybrany priorytetowy projekt i solidne uzasadnienie biznesowe. Czas na wdrożenie. Trzeba wybrać odpowiednią technologię i przygotować zespół na zmianę.

Najpierw wybierz narzędzia. Na rynku jest wiele rozwiązań do automatyzacji procesów biznesowych, ale można podzielić je na kilka grup.

• Platformy integracyjne (iPaaS): Na przykład Zapier lub Make. To najlepszy punkt wyjścia. Łączą aplikacje chmurowe za pomocą prostego schematu wyzwalacz i działanie (na przykład: „gdy w Google Sheets pojawi się nowy wiersz, utwórz klienta w QuickBooks”). Sprawdzają się w prostych procesach obejmujących różne aplikacje.
• Robotyzacja procesów (RPA): Bardziej zaawansowane narzędzia, takie jak UiPath czy Automation Anywhere. Uruchamiają „roboty programowe”, które odtwarzają czynności wykonywane przez człowieka na ekranie komputera. Dzięki temu nadają się do automatyzacji zadań w starszych systemach bez nowoczesnych API.
• Platformy do zarządzania procesami biznesowymi (BPM): Rozwiązania takie jak Bizagi czy Processmaker służą do zarządzania złożonymi procesami w całej firmie, które wymagają zaawansowanego modelowania, monitorowania i zatwierdzania przez ludzi.

Następnie zadbaj o ludzi. Tego kroku nie można pominąć. Opór pracowników może pogrzebać projekt, dlatego potrzebujesz jasnego planu zarządzania zmianą.

• Wyjaśnij, po co to robisz: Mów otwarcie. Celem jest wyeliminowanie żmudnych zadań, a nie miejsc pracy. Pokaż, że automatyzacja pozwoli zespołowi skupić się na ciekawszej, bardziej strategicznej pracy.
• Zaangażuj zespół: Osoby wykonujące daną pracę znają ją najlepiej. Poproś je o pomoc w opisaniu procesu i zaprojektowaniu nowego, zautomatyzowanego przebiegu pracy. Dostrzegą problemy, które mogłyby umknąć twojej uwadze.
• Zapewnij szkolenia i wsparcie: Nie narzucaj ludziom nowego narzędzia bez przygotowania. Zorganizuj praktyczne szkolenia i odpowiadaj na pytania. Doceniaj pierwsze sukcesy, aby utrzymać tempo zmian.