15+ eksempler på automatisering av forretningsprosesser som øker effektiviteten

Hva er automatisering av forretningsprosesser, og hvorfor bør du bry deg?

Automatisering av forretningsprosesser (BPA) bruker teknologi til å utføre gjentakende, regelstyrt arbeid. Målet er enkelt: mer effektiv drift, færre menneskelige feil og lavere kostnader. I stedet for at en ansatt taster inn data manuelt i flere systemer, gjør programvaren det umiddelbart.

Med 100 % nøyaktighet.

Hvorfor er dette viktig? Fordi virkningen kan være stor. Se på tallene. Det handler ikke bare om teknologikostnader, men også om avkastning. Investeringen er ofte tjent inn på bare seks til ni måneder.

Hvis du lar være å automatisere, godtar du høyere kostnader og tregere drift enn konkurrentene. Du lar også de dyktigste medarbeiderne bruke tid på rutinearbeid i stedet for å skape noe nytt. Et av våre eksempler på automatisering av forretningsprosesser kan være første skritt mot et reelt konkurransefortrinn.

Konkrete eksempler på automatisering av forretningsprosesser innen økonomi og regnskap

Økonomi er et område med stort potensial for automatisering. Her finnes det mange gjentakende, regelstyrte oppgaver, og manuelt arbeid er ikke bare tidkrevende. Det kan også føre til kostbare feil. Disse to eksemplene på automatisering av forretningsprosesser kan gi rask verdi.

I et tenkt eksempel fra en produksjonsbedrift kan automatisk uthenting av fakturadata og treveis matching korte ned behandlingstiden og redusere purregebyrer. Bruk virksomhetens faktiske behandlingstid, andel avvik og gebyrhistorikk når du beregner resultatet.

• Automatisert fakturabehandling
• Problem: Manuell fakturabehandling tar lang tid og koster mye. En medarbeider i leverandørreskontro mottar en faktura, sammenholder den med en innkjøpsordre, følger opp godkjenning og fører deretter opplysningene manuelt inn i regnskapssystemet. Prosessen gir rom for feil, gebyrer og unødvendig tidsbruk.
• Løsning: Et automatiseringsverktøy bruker optisk tegngjenkjenning (OCR) til å hente ut fakturadata som leverandør, beløp og forfallsdato. Det sammenholder automatisk fakturaen med innkjøpsordren, varsler riktig leder om godkjenning via e-post eller Slack og overfører godkjente data direkte til regnskapsprogrammet ditt. * Fordel: Betydelig kortere behandlingstid. Lavere personalkostnader. Nesten ingen feil.

Du kan også begynne å benytte rabatter for tidlig betaling. * Håndtering av innkjøpsordrer (PO) * Problem: Å opprette, godkjenne og følge opp innkjøpsordrer manuelt er en betydelig flaskehals. Skjemaer skal fylles ut, signaturer innhentes og oversikter oppdateres for hånd.

Det forsinker innkjøpene. * Løsning: En ansatt fyller ut ett enkelt digitalt skjema. Systemet sender automatisk forespørselen til riktig leder ut fra beløpet.

Etter godkjenning oppretter det et ordrenummer, sender den offisielle innkjøpsordren til leverandøren på e-post og oppdaterer den sentrale oversikten. Ingen trenger å purre. * Fordel: Innkjøpene går raskere.

Hvert kjøp får et tydelig revisjonsspor. Innkjøpsreglene håndheves automatisk.

Hele ansettelsesforløpet: eksempler på HR-automatisering

Automatisering kan redusere gjentakende administrasjon i HR når arbeidsflyten har klare regler og en måte å håndtere unntak på. Mål tidsbruk, rettelser og medarbeideropplevelse før og etter endringen.

1. Onboarding av nyansatte: Manuell onboarding av en ny medarbeider består ofte av mange oppgaver som ikke henger sammen. HR, IT og ansettende ledere må koordinere lønnsoppsett, brukerkontoer, utstyr og innledende opplæring. En automatisert arbeidsflyt samler dette. Når kandidaten signerer tilbudet, utløses alle de påfølgende oppgavene med én gang.

1. Håndtering av permisjons- og ferieforespørsler: Slutt å holde oversikt over fravær i regneark og lange e-posttråder. Et automatisert system gir ansatte én portal der de kan be om fri. Forespørselen sendes automatisk til lederen for godkjenning. Når den er godkjent, oppdaterer systemet den ansattes fraværssaldo og legger fraværet inn i teamkalenderen, uten manuelt arbeid.
2. Arbeidsflyt for medarbeidersamtaler: Automatisering setter opp samtaler, sender påminnelser til ledere og medarbeiderne deres og gir standardmaler for tilbakemeldinger. Det gjør gjennomføringen mer konsekvent og sørger for at samtalene blir holdt i tide. En tung administrativ oppgave blir en ryddig og forutsigbar prosess.

Hvordan kan automatisering skape vekst i salg og markedsføring?

Hvordan kan automatisering øke inntektene, ikke bare kutte kostnader?

Ved å gi salgs- og markedsføringsteamene noe de alltid trenger mer av: tid. Når du automatiserer gjentakende oppgaver, kan teamet konsentrere seg om arbeid som faktisk skaper inntekter, som å lande avtaler og bygge kunderelasjoner. Disse eksemplene på automatisering av forretningsprosesser handler om vekst.

• Automatisert oppfølging av leads: En bruker laster ned en fagrapport og legges automatisk til i en e-postserie. Over flere uker får vedkommende relevante artikler og kundehistorier, før serien avsluttes med en invitasjon til en demonstrasjon. Slik bygger du tillit og gir den potensielle kunden kunnskap uten at en selger må gjøre arbeidet manuelt.
• Samling av kundedata: Kundedataene dine ligger flere steder: i CRM-systemet, hos betalingsleverandøren og i kundestøttesystemet.

Automatisering kan samle dem i én kundeprofil. Hvis en abonnementsbetaling mislykkes i Stripe, kan for eksempel en webhook starte en arbeidsflyt som finner kundekontoen i Salesforce og oppretter en oppgave slik at kundeansvarlig kan følge opp personlig. Her er et eksempel på en JSON-payload fra en Stripe-webhook ved mislykket betaling:

{
 "id": "evt_1P8sQx2eZvKYlo2Cc0G3fV4A",
 "object": "event",
 "api_version": "2024-04-10",
 "created": 1711999999,
 "data": {
 "object": {
 "id": "in_1P8sQw2eZvKYlo2Cq4t5fG6X",
 "object": "invoice",
 "customer": "cus_Pqj5aQ7d8Y9z0X",
 "status": "open",
 "attempted": true,
 "next_payment_attempt": 1712400000
 }
 },
 "type": "invoice.payment_failed"
 }

• Automatisert publisering i sosiale medier: I stedet for å legge ut oppdateringer manuelt hver dag kan markedsføringsteamet bruke et automatiseringsverktøy til å planlegge en hel måneds innhold på tvers av plattformer. Det samme verktøyet kan overvåke omtaler av merkevaren og sende hastesaker til riktig person.

Et annet perspektiv: Automatiserer du en dårlig prosess, kommer du bare raskere til feil resultat

Det finnes en farlig forestilling i bransjen om at teknologi kan løse alt. Det kan den ikke. Hvis du automatiserer en prosess som er ødelagt, ineffektiv eller unødvendig, blir den ikke bedre.

Du produserer bare dårlige resultater raskere. Før du skriver én eneste linje kode eller tar i bruk et nytt verktøy, må du kartlegge, utfordre og forbedre prosessen du allerede har.

Team med lange restanselister kan vegre seg for å kartlegge prosesser. Men selv en kort økt der dere noterer hva som utløser arbeidet, hvem som overtar underveis, hvilke unntak som finnes, og hvem som har ansvaret, kan avdekke arbeid som ikke bør automatiseres.

Men tidsmangelen *er symptomet*. Den dårlige prosessen er problemet. Én dag ved tavlen for å tegne opp arbeidsflyten kan lønne seg ved å avdekke trinn dere kan fjerne helt, ikke bare automatisere.

Unngå disse vanlige fallgruvene:

• Automatisere før du forbedrer: Hvis prosessen har ti trinn, men fem er overflødige, viderefører du ineffektiviteten når du automatiserer alle ti. Det er bortkastede ressurser.
• Se bort fra datakvalitet: Automatisering trenger ryddige, strukturerte data. Hvis kildedataene er rotete, for eksempel med ulik formatering eller manglende felt, vil automatiseringen svikte. Enda verre er det om den gir feil resultater.

Dårlige data inn gir dårlige resultater ut. * Glemme endringsledelse: Du kan bygge verdens beste automatisering, men den vil mislykkes hvis teamet ikke forstår den, stoler på den eller vet hvordan den skal brukes. Du må planlegge for menneskene som blir berørt.

Det er et avgjørende hensyn i ethvert prosjekt som tar utgangspunkt i eksempler på automatisering av forretningsprosesser.

Trinn 1: Finn og prioriter ditt første automatiseringsprosjekt

Hvor begynner du?

Finn en rask gevinst: et prosjekt som gir tydelig, målbar verdi med liten innsats og lav risiko. Et vellykket første prosjekt skaper tillit og gir deg støttespillere internt når du skal gå løs på mer ambisiøs automatisering.

Bruk en systematisk fremgangsmåte. Se etter oppgaver som er:

1. Hyppige: Hvor ofte skjer dette? Å automatisere en oppgave som utføres 500 ganger om dagen, har langt større effekt enn å automatisere en som gjøres to ganger i uken.
2. Regelstyrte: Følger oppgaven enkel «hvis, så»-logikk? Grunnleggende automatisering egner seg dårlig til kreativ eller strategisk tenkning.
3. Etablerte og stabile: Ikke automatiser en ny prosess eller en som stadig endrer seg. Reglene må være stabile og godt forstått.
4. Utsatt for menneskelige feil: Dataregistrering og kopiering mellom systemer er gode kandidater. Automatisering er 100 % nøyaktig.

En enkel måte å få oversikt på er en matrise for effekt og gjennomførbarhet. Plasser mulige prosjekter i et 2x2-rutenett. Prosjektene i feltet «Høy effekt, høy gjennomførbarhet» er de raske gevinstene.

De er også et godt utgangspunkt for å vise verdien av eksempler på automatisering av forretningsprosesser.

Trinn 2: Bygg et beslutningsgrunnlag og beregn avkastningen på automatiseringen

For å få budsjett må du snakke virksomhetens språk: avkastning på investeringen (ROI). Et automatiseringsprosjekt er ikke bare en utgift. Det er en investering som raskt må tjene seg inn. Vi beregner den potensielle avkastningen, slik at gevinsten blir konkret og vanskelig å overse.

Formelen er enkel: ROI = ((Benefits - Costs) / Costs) * 100.

• Kostnader: Engangskostnader ved innføring, månedlige eller årlige programvarelisenser og tiden som går med til å lære opp ansatte.
• Gevinster: Først og fremst direkte besparelser i lønnskostnader. I tillegg kommer den økonomiske verdien av færre feil og tiden ansatte får tilbake til arbeid som faktisk skaper vekst.

Ta fakturabehandling som eksempel. Anta at du behandler 500 fakturaer manuelt hver måned.

I dette eksempelet sparer du €2,100 i måneden. Den årlige avkastningen er betydelig og gir et tydelig argument for å ta i bruk et av de mest effektive eksemplene på automatisering av forretningsprosesser.

Trinn 3: Velg riktige verktøy og få med deg de ansatte på endringen

Når du har prioritert et prosjekt og laget et solid beslutningsgrunnlag, er det tid for å sette i gang. Du må både velge riktig teknologi og forberede teamet på endringen.

Begynn med verktøyene. Det finnes mange løsninger for automatisering av forretningsprosesser, men de kan deles inn i noen hovedgrupper.

• Integrasjonsplattformer (iPaaS): Tenk Zapier eller Make. Dette er ofte det beste stedet å begynne. De kobler sammen skybaserte apper gjennom en enkel modell med utløsere og handlinger, for eksempel «når en rad legges til i Google Sheets, opprett en kunde i QuickBooks». De passer godt til enkle arbeidsflyter mellom ulike applikasjoner.
• Robotisert prosessautomatisering (RPA): Kraftigere verktøy som UiPath eller Automation Anywhere bruker «programvareroboter» som etterligner det en person gjør på skjermen. Derfor egner de seg til å automatisere oppgaver i eldre systemer uten moderne API-er.
• Plattformer for styring av forretningsprosesser (BPM): Løsninger som Bizagi eller Processmaker håndterer komplekse prosesser på tvers av virksomheten, der det trengs avansert modellering, overvåking og godkjenninger fra mennesker underveis.

Deretter må du få med deg folkene. Det er ikke valgfritt. Motstand fra ansatte kan stoppe prosjektet, så du trenger en tydelig plan for å håndtere endringen.

• Forklar hvorfor: Vær åpen. Forklar at målet er å fjerne kjedelige oppgaver, ikke stillinger. Vis hvordan automatisering gir teamet mer tid til interessant og strategisk arbeid.
• Involver teamet: De som gjør arbeidet, kjenner prosessen best. Be dem bidra til å kartlegge den og utforme den nye, automatiserte arbeidsflyten. De vil oppdage problemer du ellers kunne oversett.
• Gi opplæring og støtte: Ikke bare pålegg folk å bruke et nytt verktøy. Gi ordentlig opplæring og vær tilgjengelig for spørsmål. Marker tidlige resultater for å skape fremdrift.