15+ exempel på automatisering av affärsprocesser som ökar effektiviteten

Vad är automatisering av affärsprocesser, och varför är det viktigt för dig?

Automatisering av affärsprocesser (BPA) använder teknik för att automatisera repetitivt, regelstyrt arbete. Målet är enkelt: högre effektivitet, färre mänskliga fel och lägre driftskostnader. I stället för att en medarbetare matar in uppgifter manuellt i flera system gör programvara det direkt.

Med 100 % precision.

Det spelar roll eftersom effekten kan vara enorm. Titta på siffrorna. Det handlar inte bara om investeringar i teknik, utan om vad du får tillbaka. Återbetalningstiden är ofta bara sex till nio månader.

Om du avstår från automatisering accepterar du högre kostnader och långsammare processer än andra. Dina bästa medarbetare fastnar i uppgifter med lågt värde i stället för att driva utvecklingen framåt. Ett av våra exempel på automatisering av affärsprocesser kan vara ditt första steg mot en verklig konkurrensfördel.

Verkliga exempel på automatisering av affärsprocesser inom ekonomi och redovisning

Ekonomiarbetet har stor potential för automatisering. Det innehåller många regelstyrda, repetitiva uppgifter där manuellt arbete inte bara tar tid. Det är också en betydande källa till kostsamma fel. De här två exemplen på automatisering av affärsprocesser kan ge värde direkt.

I ett hypotetiskt tillverkningsföretag skulle automatisk fakturatolkning och trevägsmatchning kunna korta handläggningstiden och minska förseningsavgifterna. Använd verksamhetens faktiska handläggningstid, andel avvikelser och historik över avgifter för att beräkna resultatet.

• Automatiserad fakturahantering
• Problem: Manuell fakturahantering är plågsamt långsam och dyr. En medarbetare på leverantörsreskontran tar emot en faktura, matchar den mot en inköpsorder, jagar ett godkännande och matar sedan in allt manuellt i bokföringssystemet. Processen leder lätt till fel, förseningsavgifter och onödiga personalkostnader.
• Lösning: Ett automatiseringsverktyg använder optisk teckenigenkänning (OCR) för att hämta uppgifter som leverantör, belopp och förfallodatum från fakturan. Det matchar automatiskt fakturan mot inköpsordern, meddelar rätt chef via mejl eller Slack att den ska godkännas och skickar godkända uppgifter direkt till ditt bokföringsprogram. * Fördel: Betydligt kortare handläggningstider. Lägre arbetskostnader. Nästan inga fel.

Du kan också börja dra nytta av rabatter för tidig betalning. * Hantering av inköpsorder (PO) * Problem: Att skapa, godkänna och följa upp inköpsorder manuellt är en rejäl flaskhals. Formulär ska fyllas i, underskrifter jagas och register uppdateras för hand.

Det försenar inköpen. * Lösning: En medarbetare fyller i ett enkelt digitalt formulär. Systemet skickar sedan automatiskt begäran till rätt chef utifrån beloppet.

När den har godkänts skapar systemet ett inköpsordernummer, mejlar den officiella inköpsordern till leverantören och uppdaterar det centrala registret. Ingen behöver jaga godkännanden. * Fördel: Inköpsprocessen går snabbare.

Varje inköp får en tydlig historik som går att granska. Utgiftspolicyn följs automatiskt.

Automatisering genom hela anställningen: exempel från HR

Automatisering kan minska repetitiv HR-administration när arbetsflödet har tydliga regler och ett sätt att hantera undantag. Mät tidsåtgång, korrigeringar och medarbetarupplevelse före och efter förändringen.

1. Introduktion av nyanställda: Att introducera en ny medarbetare manuellt kan bli ett kaos av uppgifter som inte hänger ihop. HR, IT och rekryterande chefer måste samordna löneadministration, användarkonton, utrustning och den första utbildningen. Ett automatiserat arbetsflöde löser det. När en kandidat skriver under sitt erbjudande utlöser ett enda arbetsflöde omedelbart alla följande åtgärder.

1. Hantering av ledighetsansökningar: Sluta hålla reda på ledighet i kalkylblad och långa mejltrådar. Det fungerar inte. Med ett automatiserat system kan medarbetare ansöka om ledighet i en gemensam portal. Ansökan skickas automatiskt till deras chef för godkännande. När den har godkänts uppdaterar systemet medarbetarens ledighetssaldo och teamets kalender, helt utan manuellt arbete.
2. Arbetsflöden för prestationssamtal: Automatisering schemalägger samtalen, skickar påminnelser till chefer och deras medarbetare och tillhandahåller standardmallar för återkoppling. Det ger enhetlighet och hjälper alla att bli klara i tid. En betungande administrativ uppgift blir en smidig och förutsägbar process.

Hur skapar automatisering tillväxt inom försäljning och marknadsföring?

Hur hjälper automatisering dig att öka intäkterna, inte bara sänka kostnaderna?

Enkelt. Den ger dina säljare och marknadsföringsteam det de alltid har för lite av: tid. När du automatiserar repetitiva uppgifter kan teamet fokusera på värdefullt arbete som faktiskt ger intäkter, som att avsluta affärer och bygga kundrelationer.

De här exemplen på automatisering av affärsprocesser är inriktade på tillväxt.

• Automatiserad uppföljning av leads: En användare laddar ner en rapport och läggs automatiskt till i en mejlserie. Arbetsflödet skickar relevanta artiklar och fallstudier under flera veckor och avslutas med en inbjudan till en demo. Det bygger förtroende och hjälper den potentiella kunden att förstå erbjudandet utan att en säljare behöver göra något.
• Sammanställning av kunddata: Dina kunddata finns överallt: i ditt CRM-system, hos din betalningsleverantör och i kundsupporten.

En automatisering kan samla allt i en gemensam kundprofil. Om en kunds abonnemangsbetalning till exempel misslyckas i Stripe kan en webhook starta ett arbetsflöde som hittar kundens konto i Salesforce och skapar en uppgift så att kundansvarig kan följa upp personligen. Här är ett exempel på en JSON-payload från en Stripe-webhook för en misslyckad betalning:

{
 "id": "evt_1P8sQx2eZvKYlo2Cc0G3fV4A",
 "object": "event",
 "api_version": "2024-04-10",
 "created": 1711999999,
 "data": {
 "object": {
 "id": "in_1P8sQw2eZvKYlo2Cq4t5fG6X",
 "object": "invoice",
 "customer": "cus_Pqj5aQ7d8Y9z0X",
 "status": "open",
 "attempted": true,
 "next_payment_attempt": 1712400000
 }
 },
 "type": "invoice.payment_failed"
 }

• Automatiserade inlägg i sociala medier: I stället för att publicera uppdateringar manuellt varje dag kan marknadsföringsteamet använda ett automatiseringsverktyg för att schemalägga en hel månads innehåll på alla plattformar. Samma verktyg kan också bevaka när varumärket nämns och skicka brådskande ärenden till rätt person.

En annan syn: automatiserar du en bristfällig process får du fel resultat snabbare

Det finns en farlig myt i vår bransch om att teknik är ett trollspö. Det är den inte. Att automatisera en bristfällig, ineffektiv eller onödig process löser inte problemet.

Du får bara dåliga resultat med skrämmande hastighet och effektivitet. Innan du skriver en enda rad kod eller skaffar ett nytt verktyg måste du kartlägga, ifrågasätta och förbättra din befintliga process.

Team med stora ärendeköer kan dra sig för att kartlägga processer. Men även en kort genomgång av vad som startar arbetet, överlämningar, undantag och ansvariga kan visa vilka moment som inte bör automatiseras.

Men tidsbristen *är symtomet*. Den bristfälliga processen är problemet. En dag vid whiteboardtavlan lönar sig alltid om den visar vilka steg du kan ta bort helt, i stället för att bara automatisera dem.

Här är vanliga fallgropar att undvika:

• Automatisera innan du förbättrar: Om din nuvarande process har tio steg och fem är överflödiga bygger du in ineffektiviteten i det nya systemet om du automatiserar alla tio. Det är ett enormt slöseri.
• Ignorera datakvaliteten: Automatisering kräver ren, strukturerad data. Om källdatan är rörig, till exempel med inkonsekvent formatering eller fält som saknas, kommer automatiseringen att misslyckas. Eller ännu värre: ge felaktiga resultat.

Skräp in, skräp ut. * Glömma förändringsledningen: Du kan bygga världens bästa automatisering, men den misslyckas om teamet inte förstår den, litar på den eller vet hur den används. Du måste planera för människorna som berörs.

Det är ett avgörande steg i alla projekt som bygger på exempel på automatisering av affärsprocesser.

Steg 1: Välj och prioritera ditt första automatiseringsprojekt

Var börjar du då?

Hitta en snabb vinst: ett projekt som ger tydligt, mätbart värde med liten arbetsinsats och låg risk. Ett lyckat första projekt bygger förtroende och ger dig interna förespråkare inför nästa, mer ambitiösa automatiseringsprojekt.

Använd ett tydligt ramverk. Fokusera på uppgifter som är:

1. Vanligt förekommande: Hur ofta görs uppgiften? Att automatisera något som görs 500 gånger om dagen ger mycket större effekt än något som görs två gånger i veckan.
2. Regelstyrda: Följer uppgiften enkel logik av typen "om detta, så detta"? Enkel automatisering passar dåligt för kreativt eller strategiskt tänkande.
3. Etablerade och stabila: Automatisera inte en process som är ny eller ständigt förändras. Reglerna måste vara stabila och välkända.
4. Utsatta för mänskliga fel: Datainmatning och uppgifter där information kopieras och klistras in är perfekta kandidater. Automatisering är 100 % korrekt.

Ett enkelt sätt att få överblick är en matris över effekt och genomförbarhet. Placera dina tänkbara projekt i en matris med 2x2 rutor. Projekten i rutan för hög effekt och hög genomförbarhet ger snabba vinster.

De är också en utmärkt startpunkt för att visa vad automatisering av affärsprocesser kan åstadkomma.

Steg 2: Ta fram ett beslutsunderlag och beräkna avkastningen på automatiseringen

För att få budget behöver du tala företagets språk. Det språket är avkastning på investering (ROI). Ett automatiseringsprojekt är inte bara en kostnad. Det är en investering som snabbt måste betala sig. Vi räknar på den möjliga avkastningen så att nyttan blir konkret och svår att bortse från.

Formeln är enkel: ROI = ((Benefits - Costs) / Costs) * 100.

• Kostnader: Hit hör engångskostnader för införandet, månads- eller årsavgifter för programvara och den tid som läggs på att utbilda medarbetare.
• Fördelar: Framför allt handlar det om direkta besparingar i arbetskostnader. Hit hör också den ekonomiska effekten av färre fel och den tid medarbetarna får tillbaka för arbete som faktiskt får företaget att växa.

Ta fakturahantering som exempel. Anta att du hanterar 500 fakturor manuellt varje månad.

I det här exemplet sparar du €2,100 i månaden. Den årliga avkastningen är mycket stor och ger starka skäl att införa ett av de mest effektiva exemplen på automatisering av affärsprocesser.

Steg 3: Välj rätt verktyg och förbered medarbetarna på förändringen

När du har prioriterat ett projekt och tagit fram ett hållbart beslutsunderlag är det dags att sätta igång. Det kräver två saker: att välja rätt teknik och att förbereda teamet på förändringen.

Börja med verktygen. Det finns många alternativ för automatisering av affärsprocesser, men de kan delas in i några huvudkategorier.

• Integrationsplattformar (iPaaS): Tänk Zapier eller Make. De är ofta det bästa valet när du ska komma igång. Med en enkel modell där en händelse utlöser en åtgärd kopplar de ihop molnappar, till exempel: ”När en rad läggs till i Google Sheet, skapa en kund i QuickBooks.” De passar utmärkt för enkla arbetsflöden mellan olika applikationer.
• Robotic Process Automation (RPA): Här finns mer avancerade verktyg som UiPath och Automation Anywhere. De använder ”programvarurobotar” som härmar det en människa gör på datorskärmen. Därför lämpar de sig för uppgifter i äldre system som saknar moderna API:er.
• Business Process Management (BPM)-sviter: Plattformar som Bizagi och Processmaker är avsedda för komplexa processer som sträcker sig över hela företaget och kräver avancerad modellering, övervakning och godkännanden från människor.

Ta sedan hand om människorna. Det är inget du kan hoppa över. Motstånd från medarbetarna kan få projektet att misslyckas, så du behöver en tydlig plan för förändringen.

• Förklara varför: Var öppen med att målet är att ta bort monotona arbetsuppgifter, inte arbetstillfällen. Visa hur automatiseringen ger teamet mer tid för intressant och strategiskt arbete.
• Involvera teamet: De som utför arbetet kan processen bäst. Be dem hjälpa till att kartlägga den och utforma det nya automatiserade arbetsflödet. De kommer att upptäcka problem som du annars skulle ha missat.
• Erbjud utbildning och stöd: Inför inte bara ett nytt verktyg och förvänta dig att alla ska använda det. Ge ordentlig utbildning och var tillgänglig för frågor. Uppmärksamma tidiga framgångar så att arbetet får fart.