15+ esempi di automazione dei processi aziendali per lavorare in modo più efficiente

Che cos’è l’automazione dei processi aziendali (e perché dovrebbe interessarti)?

L’automazione dei processi aziendali (BPA) usa la tecnologia per automatizzare attività ripetitive basate su regole. L’obiettivo è semplice: aumentare l’efficienza, ridurre gli errori umani e abbassare i costi operativi. Invece di far inserire manualmente i dati da un sistema all’altro a un dipendente, è il software a farlo all’istante.

Con una precisione del 100%.

Perché dovrebbe interessarti? Perché l’impatto è enorme. Guarda i numeri: non parliamo solo di spesa tecnologica, ma anche di ritorni sull’investimento. Spesso l’investimento si ripaga in appena sei-nove mesi.

Ignorare l’automazione significa accettare costi più alti e operazioni più lente rispetto agli altri. Significa lasciare le persone migliori impegnate in attività di scarso valore, invece di permettere loro di promuovere l’innovazione. Partire da uno dei nostri esempi di automazione dei processi aziendali è il primo passo verso un vero vantaggio competitivo.

Esempi concreti di automazione dei processi aziendali nella finanza e nella contabilità

La finanza offre molte opportunità di automazione. È un ambito ricco di attività ripetitive, basate su regole e svolte in grandi volumi, in cui il lavoro manuale non è solo lento: è anche una fonte di errori costosi. Questi due esempi di automazione dei processi aziendali possono generare valore immediato.

In un ipotetico caso nel settore manifatturiero, l’estrazione dei dati dalle fatture e la verifica a tre vie potrebbero abbreviare i tempi di elaborazione e ridurre le penali per i ritardi. Per calcolare il risultato, usa i tempi effettivi del ciclo, il tasso di eccezioni e lo storico delle penali della tua organizzazione.

• Elaborazione automatizzata delle fatture
• Problema: Elaborare le fatture manualmente è lento e costoso. Un addetto alla contabilità fornitori riceve una fattura, la confronta con un ordine d’acquisto, sollecita un’approvazione e poi inserisce a mano tutti i dati nel sistema contabile. È un processo che favorisce errori, penali per i ritardi e sprechi di ore di lavoro.
• Soluzione: Uno strumento di automazione usa il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per estrarre dati come fornitore, importo e data di scadenza. Confronta automaticamente la fattura con l’ordine d’acquisto, invia una richiesta di approvazione al responsabile tramite email o Slack e trasferisce i dati approvati direttamente nel tuo software di contabilità. * Vantaggio: Tempi di elaborazione molto più brevi. Costi del lavoro inferiori. Errori quasi azzerati.

E puoi iniziare a usufruire degli sconti per il pagamento anticipato. * Gestione degli ordini d’acquisto (PO) * Problema: Creare, approvare e monitorare manualmente gli ordini d’acquisto è un serio collo di bottiglia: bisogna compilare moduli, rincorrere le firme e aggiornare i registri a mano, rallentando ogni acquisto. * Soluzione: Un dipendente compila un unico, semplice modulo digitale.

Il sistema inoltra automaticamente la richiesta al responsabile giusto in base all’importo. Dopo l’approvazione, genera un numero d’ordine, invia l’ordine ufficiale al fornitore via email e aggiorna il registro centrale. Senza dover sollecitare nessuno.

* Vantaggio: I cicli di acquisto diventano più rapidi. Ogni acquisto ha una tracciabilità chiara per gli audit. E le regole di spesa vengono applicate automaticamente.

Trasformare il percorso dei dipendenti: esempi di automazione delle risorse umane

L’automazione può ridurre le attività amministrative ripetitive delle risorse umane quando il flusso di lavoro segue regole chiare e prevede un modo per gestire le eccezioni. Misura tempi, correzioni ed esperienza dei dipendenti prima e dopo il cambiamento.

1. Onboarding dei nuovi assunti: Gestire a mano l’inserimento di una nuova persona significa coordinare una serie caotica di attività scollegate. Risorse umane, IT e responsabili delle assunzioni devono occuparsi della configurazione delle buste paga, della creazione degli account, della fornitura dei dispositivi e dell’assegnazione della formazione iniziale. Un flusso automatizzato risolve il problema. Quando il candidato firma l’offerta, un unico flusso avvia subito tutte le azioni successive.

1. Gestione delle richieste di ferie: Smetti di tenere traccia delle ferie con fogli di calcolo e catene di email. Non funziona. Un sistema automatizzato offre ai dipendenti un portale unico da cui richiedere le ferie e inoltra automaticamente la richiesta al responsabile per l’approvazione. Una volta approvata, il sistema aggiorna il saldo delle ferie del dipendente e il calendario del team, senza interventi manuali.
2. Flussi per le valutazioni delle prestazioni: L’automazione programma le valutazioni, invia promemoria ai responsabili e ai loro collaboratori diretti e mette a disposizione modelli standard per il feedback. Questo assicura coerenza e rispetto delle scadenze, trasformando un’incombenza amministrativa temuta in un processo semplice e prevedibile.

In che modo l’automazione favorisce la crescita nelle vendite e nel marketing?

In che modo l’automazione ti aiuta ad aumentare i ricavi, oltre a ridurre i costi?

Semplice: dà ai tuoi team di vendita e marketing ciò che manca sempre, il tempo. Automatizzando le attività ripetitive, il team può concentrarsi su quelle di maggior valore che generano davvero ricavi, come concludere trattative e costruire relazioni con i clienti. Questi esempi di automazione dei processi aziendali puntano alla crescita.

• Coltivazione automatizzata dei lead: Un utente scarica un white paper e viene inserito automaticamente in una sequenza di email. Nell’arco di diverse settimane riceve articoli e casi studio pertinenti, fino all’invito a una demo. Il potenziale cliente acquisisce fiducia e informazioni senza che un venditore debba intervenire.
• Aggregazione dei dati dei clienti: I dati dei tuoi clienti sono sparsi ovunque: nel CRM, nel sistema di pagamento e nella piattaforma di assistenza.

Un’automazione può riunirli in un profilo cliente unico. Per esempio, quando il pagamento dell’abbonamento di un cliente non va a buon fine su Stripe, un webhook può avviare un flusso che individua l’account in Salesforce e crea un’attività per il relativo responsabile, che potrà contattare personalmente il cliente. Ecco un esempio di payload JSON inviato da un webhook di Stripe per un pagamento non riuscito:

{
 "id": "evt_1P8sQx2eZvKYlo2Cc0G3fV4A",
 "object": "event",
 "api_version": "2024-04-10",
 "created": 1711999999,
 "data": {
 "object": {
 "id": "in_1P8sQw2eZvKYlo2Cq4t5fG6X",
 "object": "invoice",
 "customer": "cus_Pqj5aQ7d8Y9z0X",
 "status": "open",
 "attempted": true,
 "next_payment_attempt": 1712400000
 }
 },
 "type": "invoice.payment_failed"
 }

• Pubblicazione automatizzata sui social media: Invece di pubblicare aggiornamenti a mano ogni giorno, il team marketing può usare uno strumento di automazione per programmare un intero mese di contenuti su tutte le piattaforme. Lo stesso strumento può anche monitorare le menzioni del brand e indirizzare le questioni urgenti alla persona giusta.

Un’altra prospettiva: automatizzare un processo difettoso significa arrivare prima al risultato sbagliato

Nel nostro settore circola un mito pericoloso: che la tecnologia sia una bacchetta magica. Non lo è. Automatizzare un processo che non funziona, è inefficiente o non serve a nulla non lo correggerà.

Ti permetterà solo di produrre risultati scadenti con una velocità e un’efficienza allarmanti. Prima di scrivere una sola riga di codice o abbonarti a un nuovo strumento, devi mappare, mettere in discussione e correggere il processo esistente.

I team oberati dal lavoro potrebbero opporsi alla mappatura dei processi. Eppure una breve sessione in cui si annotano eventi iniziali, passaggi di consegne, eccezioni e responsabili può già far emergere le attività da non automatizzare.

Ma la mancanza di tempo *è il sintomo*. Il problema è il processo difettoso. Dedicare un giorno a schematizzare un flusso di lavoro ripaga sempre lo sforzo, perché fa emergere passaggi che puoi eliminare del tutto, anziché limitarti ad automatizzarli.

Ecco gli errori più comuni da evitare:

• Automatizzare prima di ottimizzare: Se il processo attuale ha dieci passaggi ma cinque sono superflui, automatizzarli tutti significa incorporare l’inefficienza nel nuovo sistema. È uno spreco enorme.
• Ignorare la qualità dei dati: Per funzionare, l’automazione ha bisogno di dati puliti e strutturati. Se i dati di partenza sono disordinati, per esempio con formati incoerenti o campi mancanti, l’automazione fallirà. O, peggio, produrrà risultati sbagliati.

Se i dati in ingresso sono scadenti, lo saranno anche i risultati. * Trascurare la gestione del cambiamento: Puoi creare la migliore automazione al mondo, ma fallirà se il team non la capisce, non si fida o non sa usarla. Devi pianificare anche l’aspetto umano.

È un passaggio fondamentale per qualsiasi progetto che prenda spunto da questi esempi di automazione dei processi aziendali.

Passaggio 1: individua il tuo primo progetto di automazione e stabilisci le priorità

Da dove iniziare?

Cerca un risultato rapido: un progetto che produca un valore chiaro e misurabile con poco impegno e pochi rischi. Un primo successo crea fiducia e ti aiuta a trovare sostenitori interni per il prossimo progetto di automazione, più ambizioso.

Usa criteri precisi. Concentrati su attività che siano:

1. Frequenti: Quanto spesso si ripetono? Automatizzare un’attività svolta 500 volte al giorno ha un impatto molto maggiore rispetto a una svolta due volte alla settimana.
2. Basate su regole: L’attività segue una semplice logica «se-allora»? L’automazione di base non è adatta al pensiero creativo o strategico.
3. Consolidate e stabili: Non automatizzare un processo nuovo o in continua evoluzione. Le regole devono essere stabili e ben comprese.
4. Soggette a errori umani: Inserimento di dati e operazioni di copia e incolla sono candidati ideali. L’automazione è accurata al 100%.

Un modo semplice per visualizzare le priorità è una matrice impatto/fattibilità. Disponi i potenziali progetti in una griglia 2x2. Quelli nel quadrante «alto impatto, alta fattibilità» sono i risultati rapidi da cercare.

E i punti di partenza ideali per mostrare il valore di questi esempi di automazione dei processi aziendali.

Passaggio 2: prepara il business case e calcola il ROI dell’automazione

Per ottenere un budget, bisogna parlare la lingua dell’azienda: quella del ritorno sull’investimento (ROI). Un progetto di automazione non è un centro di costo, ma un investimento che deve ripagarsi in tempi brevi. Calcoliamo il ROI potenziale per rendere i benefici concreti e impossibili da ignorare.

La formula è semplice: ROI = ((Benefici - Costi) / Costi) * 100.

• Costi: Comprendono le spese iniziali di implementazione, le licenze software mensili o annuali e il tempo dedicato alla formazione dei dipendenti.
• Benefici: Il principale è la riduzione diretta del costo del lavoro. Si aggiungono il risparmio ottenuto riducendo gli errori e il valore del tempo recuperato dai dipendenti, che possono dedicarlo ad attività che fanno crescere l’azienda.

Prendiamo come esempio l’elaborazione delle fatture. Supponiamo che tu gestisca manualmente 500 fatture al mese.

In questo scenario, il risparmio mensile è di €2,100. Il ROI annuale è elevatissimo e offre un motivo convincente per adottare uno degli esempi più efficaci di automazione dei processi aziendali.

Passaggio 3: scegli gli strumenti giusti e gestisci il cambiamento nel team

Ora che hai individuato il progetto prioritario e ne hai dimostrato il valore per l’azienda, è il momento di passare all’azione. Devi fare due cose: scegliere la tecnologia giusta e preparare il team al cambiamento.

Partiamo dagli strumenti. L’offerta per l’automazione dei processi aziendali è ampia, ma possiamo dividerla in tre categorie.

• Piattaforme di integrazione (iPaaS): Pensa a Zapier o Make. Sono la scelta migliore per iniziare. Collegano le applicazioni cloud con un semplice modello basato su eventi e azioni (per esempio: «quando viene aggiunta una riga in Google Sheets, crea un cliente in QuickBooks»). Sono ideali per flussi di lavoro lineari tra applicazioni diverse.
• Robotic Process Automation (RPA): Strumenti più potenti, come UiPath o Automation Anywhere, impiegano «robot software» che riproducono le azioni di una persona sullo schermo. Sono quindi ideali per automatizzare attività in vecchi sistemi privi di API moderne.
• Suite di Business Process Management (BPM): Piattaforme come Bizagi o Processmaker sono pensate per gestire processi complessi che coinvolgono tutta l’azienda e richiedono modellazione avanzata, monitoraggio e approvazioni umane.

Poi occupati delle persone. Non è un aspetto facoltativo: se non gestisci le resistenze dei dipendenti, il progetto rischia di fallire. Serve un piano chiaro per accompagnare il cambiamento.

• Spiega il perché: Sii trasparente. Chiarisci che l’obiettivo è eliminare le attività noiose, non i posti di lavoro. Presenta l’automazione come uno strumento che permette al team di dedicarsi ad attività più interessanti e strategiche.
• Coinvolgi il team: Chi svolge il lavoro ogni giorno conosce il processo meglio di chiunque altro. Chiedi al team di aiutarti a mappare le attività e a progettare il nuovo flusso automatizzato. Individuerà problemi che altrimenti potrebbero sfuggirti.
• Offri formazione e supporto: Non imporre semplicemente un nuovo strumento. Organizza una formazione concreta e renditi disponibile a rispondere alle domande. Dai risalto ai primi risultati per creare slancio.