15+ Beispiele für Geschäftsprozessautomatisierung, die die Effizienz steigern

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung (und warum ist sie für Sie wichtig)?

Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) nutzt Technologie, um wiederkehrende, regelbasierte Arbeiten zu automatisieren. Das Ziel ist einfach: effizienter arbeiten, menschliche Fehler vermeiden und Betriebskosten senken. Statt Daten manuell zwischen Systemen zu übertragen, erledigt Software das sofort.

Mit 100% Genauigkeit.

Warum ist das wichtig? Weil die Auswirkungen enorm sind. Ein Blick auf die Zahlen zeigt: Es geht nicht nur um Technologieausgaben, sondern auch um den Ertrag. Die Investition amortisiert sich oft schon nach sechs bis neun Monaten.

Wer auf Automatisierung verzichtet, nimmt höhere Kosten und langsamere Abläufe als die Konkurrenz in Kauf. Gleichzeitig bleiben die besten Mitarbeiter mit wenig wertschöpfenden Aufgaben beschäftigt, statt Innovationen voranzutreiben. Eines unserer Beispiele für Geschäftsprozessautomatisierung kann Ihr erster Schritt zu einem echten Wettbewerbsvorteil sein.

Praxisbeispiele für Geschäftsprozessautomatisierung in Finanzen und Buchhaltung

Im Finanzwesen steckt großes Automatisierungspotenzial. Viele Aufgaben fallen häufig an, folgen festen Regeln und wiederholen sich. Manuelle Arbeit kostet hier nicht nur Zeit, sondern verursacht auch teure Fehler.

Diese beiden Beispiele für Geschäftsprozessautomatisierung können unmittelbar Nutzen bringen.

In einem hypothetischen Beispiel aus der Fertigung könnten die automatische Erfassung von Rechnungsdaten und der Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung die Bearbeitungszeit verkürzen und Mahngebühren senken. Berechnen Sie das Ergebnis anhand der tatsächlichen Durchlaufzeiten, Ausnahmefälle und bisherigen Gebühren Ihres Unternehmens.

• Automatisierte Rechnungsverarbeitung
• Problem: Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist langsam und teuer. Ein Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung erhält eine Rechnung, gleicht sie mit der Bestellung ab, holt eine Freigabe ein und überträgt anschließend alles von Hand in die Buchhaltungssoftware. Dabei entstehen leicht Fehler, Mahngebühren und unnötige Personalkosten.
• Lösung: Ein Automatisierungstool liest mit optischer Zeichenerkennung (OCR) Rechnungsdaten wie Lieferant, Betrag und Fälligkeitsdatum aus. Es gleicht die Rechnung automatisch mit der Bestellung ab, bittet die zuständige Führungskraft per E-Mail oder Slack um Freigabe und überträgt die freigegebenen Daten direkt in Ihre Buchhaltungssoftware. * Vorteil: Deutlich kürzere Bearbeitungszeiten. Geringere Personalkosten. Nahezu keine Fehler.

Außerdem können Sie Skonti bei frühzeitiger Zahlung nutzen. * Verwaltung von Bestellungen (POs) * Problem: Bestellungen manuell zu erstellen, freizugeben und nachzuverfolgen ist ein erheblicher Engpass. Formulare müssen ausgefüllt, Unterschriften eingeholt und Listen von Hand aktualisiert werden.

Das verzögert die Beschaffung. * Lösung: Ein Mitarbeiter füllt ein einfaches digitales Formular aus. Das System leitet die Bestellanfrage anhand des Betrags automatisch an die zuständige Führungskraft weiter.

Nach der Freigabe vergibt es eine Bestellnummer, sendet die offizielle Bestellung per E-Mail an den Lieferanten und aktualisiert die zentrale Übersicht. Niemand muss einer Freigabe hinterherlaufen. * Vorteil: Die Beschaffung geht schneller.

Jede Bestellung ist lückenlos für Prüfungen dokumentiert. Und Ausgabenrichtlinien werden automatisch durchgesetzt.

Den gesamten Beschäftigungszyklus verbessern: Beispiele für HR-Automatisierung

Automatisierung kann wiederkehrende Verwaltungsaufgaben im Personalbereich reduzieren, wenn der Workflow klaren Regeln folgt und Ausnahmen geregelt sind. Messen Sie vor und nach der Umstellung den Zeitaufwand, die Zahl der Korrekturen und die Erfahrungen der Mitarbeiter.

1. Onboarding neuer Mitarbeiter: Wer neue Mitarbeiter manuell einarbeitet, muss viele voneinander getrennte Aufgaben koordinieren. HR, IT und Führungskräfte kümmern sich um die Einrichtung der Gehaltsabrechnung und der Benutzerkonten, die Bereitstellung von Geräten und die ersten Schulungen. Ein automatisierter Workflow verbindet diese Schritte. Sobald ein Kandidat das Angebot unterschreibt, löst ein einziger Workflow alle nachfolgenden Aufgaben aus.

1. Verwaltung von Urlaubsanträgen: Schluss mit Tabellen und E-Mail-Verläufen für die Urlaubsplanung. Das funktioniert nicht zuverlässig. In einem automatisierten System beantragen Mitarbeiter ihre freie Zeit über ein zentrales Portal. Der Antrag geht automatisch zur Freigabe an ihre Führungskraft. Nach der Genehmigung aktualisiert das System den verbleibenden Urlaubsanspruch und trägt die Abwesenheit in den Teamkalender ein, ganz ohne manuelle Eingriffe.
2. Workflows für Mitarbeitergespräche: Die Automatisierung plant Gesprächstermine, erinnert Führungskräfte und ihre Mitarbeiter daran und stellt einheitliche Vorlagen für Feedback bereit. So finden die Gespräche konsistent und pünktlich statt. Aus einer lästigen Verwaltungsaufgabe wird ein reibungsloser, planbarer Ablauf.

Wie fördert Automatisierung das Wachstum in Vertrieb und Marketing?

Wie hilft Ihnen Automatisierung dabei, nicht nur Kosten zu senken, sondern auch den Umsatz zu steigern?

Ganz einfach: Sie verschafft Ihren Vertriebs- und Marketingteams das, wovon sie nie genug haben: Zeit. Wenn wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigt werden, kann sich Ihr Team auf wertvolle Tätigkeiten konzentrieren, die tatsächlich Umsatz bringen, etwa Abschlüsse und den Aufbau von Kundenbeziehungen. Diese Beispiele für Geschäftsprozessautomatisierung sind auf Wachstum ausgerichtet.

• Automatisierte Lead-Pflege: Ein Nutzer lädt ein Whitepaper herunter und wird automatisch in eine E-Mail-Serie aufgenommen. Über mehrere Wochen erhält er passende Artikel und Fallstudien, bevor er zu einer Demo eingeladen wird. So entsteht Vertrauen, und der potenzielle Kunde kann sich informieren, ohne dass ein Vertriebsmitarbeiter eingreifen muss.
• Zusammenführung von Kundendaten: Ihre Kundendaten liegen an vielen Stellen: im CRM, beim Zahlungsdienstleister und im Kundensupport.

Eine Automatisierung kann daraus ein einheitliches Kundenprofil erstellen. Wenn beispielsweise die Zahlung für das Abonnement eines Kunden bei Stripe fehlschlägt, kann ein Webhook einen Workflow auslösen. Dieser findet das Kundenkonto in Salesforce und erstellt für den zuständigen Kundenbetreuer eine Aufgabe zur persönlichen Nachverfolgung.

So könnte die JSON-Nutzlast eines Stripe-Webhooks für eine fehlgeschlagene Zahlung aussehen:

{
 "id": "evt_1P8sQx2eZvKYlo2Cc0G3fV4A",
 "object": "event",
 "api_version": "2024-04-10",
 "created": 1711999999,
 "data": {
 "object": {
 "id": "in_1P8sQw2eZvKYlo2Cq4t5fG6X",
 "object": "invoice",
 "customer": "cus_Pqj5aQ7d8Y9z0X",
 "status": "open",
 "attempted": true,
 "next_payment_attempt": 1712400000
 }
 },
 "type": "invoice.payment_failed"
 }

• Automatisierte Social-Media-Beiträge: Statt jeden Tag Beiträge manuell zu veröffentlichen, kann Ihr Marketingteam mit einem Automatisierungstool Inhalte für einen ganzen Monat auf allen Plattformen planen. Dasselbe Tool kann auch Erwähnungen Ihrer Marke überwachen und dringende Anliegen an die richtige Person weiterleiten.

Die Gegenposition: Wer einen fehlerhaften Prozess automatisiert, erreicht das falsche Ziel nur schneller

In unserer Branche hält sich ein gefährlicher Irrtum: Technologie könne jedes Problem lösen. Das stimmt nicht. Wer einen mangelhaften, ineffizienten oder nutzlosen Prozess automatisiert, behebt ihn nicht.

Er produziert nur schneller schlechte Ergebnisse. Bevor Sie eine einzige Zeile Code schreiben oder ein neues Tool abonnieren, sollten Sie Ihren bestehenden Prozess erfassen, hinterfragen und verbessern.

Teams mit einem großen Arbeitsrückstand wollen für die Prozessanalyse oft keine Zeit aufbringen. Doch schon eine kurze Bestandsaufnahme von Auslösern, Übergaben, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten kann zeigen, welche Arbeit gar nicht automatisiert werden sollte.

Aber keine Zeit zu haben, *ist das Symptom*. Der mangelhafte Prozess ist die Ursache. Ein Tag, an dem Sie einen Workflow gemeinsam skizzieren, zahlt sich aus: Dabei fallen oft Schritte auf, die Sie ganz streichen können, statt sie nur zu automatisieren.

Vermeiden Sie diese häufigen Fehler:

• Automatisieren, bevor Sie optimieren: Wenn Ihr Prozess zehn Schritte umfasst, von denen fünf überflüssig sind, übernehmen Sie mit der Automatisierung aller zehn auch die Ineffizienz. Das ist eine enorme Verschwendung.
• Datenqualität ignorieren: Automatisierung braucht saubere, strukturierte Daten. Sind die Quelldaten uneinheitlich formatiert oder fehlen Felder, scheitert die Automatisierung. Schlimmer noch: Sie liefert falsche Ergebnisse.

Aus schlechten Daten entstehen schlechte Ergebnisse. * Change Management vergessen: Selbst die beste Automatisierung scheitert, wenn Ihr Team sie nicht versteht, ihr nicht vertraut oder nicht weiß, wie es sie nutzen soll. Planen Sie deshalb auch die menschliche Seite ein.

Das ist bei jedem Projekt zur Geschäftsprozessautomatisierung entscheidend.

Schritt 1: Ihr erstes Automatisierungsprojekt finden und priorisieren

Wo fangen Sie an?

Suchen Sie nach einem Projekt, mit dem sich schnell ein Erfolg erzielen lässt. Es sollte bei geringem Aufwand und Risiko einen klaren, messbaren Nutzen bringen. Ein gelungenes erstes Projekt schafft Vertrauen und gewinnt interne Unterstützer für das nächste, anspruchsvollere Vorhaben.

Gehen Sie dabei systematisch vor. Achten Sie auf Aufgaben, die:

1. Häufig anfallen: Wie oft wird die Aufgabe erledigt? Eine Aufgabe zu automatisieren, die 500 Mal am Tag anfällt, hat deutlich mehr Wirkung als bei einer Aufgabe, die zweimal pro Woche erledigt wird.
2. Regelbasiert sind: Folgt die Aufgabe einer einfachen Wenn-dann-Logik? Für kreatives oder strategisches Denken eignet sich einfache Automatisierung nicht.
3. Ausgereift und stabil sind: Automatisieren Sie keinen neuen oder sich ständig ändernden Prozess. Die Regeln müssen stabil und allen Beteiligten klar sein.
4. Anfällig für menschliche Fehler sind: Dateneingabe und Kopieren und Einfügen sind ideale Kandidaten. Automatisierung arbeitet mit 100% Genauigkeit.

Zur Einordnung eignet sich eine Matrix aus Wirkung und Umsetzbarkeit. Tragen Sie mögliche Projekte in ein 2x2-Raster ein. Projekte im Feld „Hohe Wirkung, hohe Umsetzbarkeit“ versprechen schnelle Erfolge.

An ihnen lässt sich besonders gut zeigen, was Geschäftsprozessautomatisierung leisten kann.

Schritt 2: Den Business Case erstellen und den ROI Ihrer Automatisierung berechnen

Wenn Sie Budget für ein Projekt bekommen möchten, müssen Sie in der Sprache des Unternehmens argumentieren: mit der Kapitalrendite (Return on Investment, ROI). Ein Automatisierungsprojekt ist kein reiner Kostenfaktor, sondern eine Investition, die sich schnell amortisieren muss. Wir berechnen den möglichen ROI, damit der Nutzen konkret und nicht zu übersehen ist.

Die Formel ist einfach: ROI = ((Benefits - Costs) / Costs) * 100.

• Kosten: Dazu gehören die einmaligen Kosten für die Implementierung, monatliche oder jährliche Softwarelizenzen und die Zeit für die Schulung der Mitarbeitenden.
• Nutzen: Den größten Anteil machen die direkt eingesparten Personalkosten aus. Hinzu kommen die finanziellen Vorteile durch weniger Fehler und die Zeit, die Mitarbeitende für Aufgaben nutzen können, die das Unternehmen tatsächlich voranbringen.

Nehmen wir die Rechnungsverarbeitung als Beispiel. Angenommen, Sie bearbeiten 500 Rechnungen pro Monat manuell.

In diesem Szenario sparen Sie monatlich €2,100. Die jährliche Kapitalrendite ist enorm. Das ist ein überzeugendes Argument für die Umsetzung eines der wirksamsten Beispiele für Geschäftsprozessautomatisierung.

Schritt 3: Die richtigen Tools wählen und die Mitarbeitenden durch den Wandel begleiten

Wenn Sie Ihr Projekt priorisiert und den wirtschaftlichen Nutzen belegt haben, geht es an die Umsetzung. Dabei kommt es auf zwei Dinge an: die passende Technologie und ein Team, das auf die Veränderung vorbereitet ist.

Wählen Sie zuerst Ihre Tools. Der Markt für Beispiele für Geschäftsprozessautomatisierung ist unübersichtlich, lässt sich aber in drei Kategorien einteilen.

• Integrationsplattformen (iPaaS): Dazu gehören Zapier und Make. Für den Einstieg sind sie meist die beste Wahl. Sie verbinden Cloud-Anwendungen nach einem einfachen Auslöser-Aktion-Prinzip, zum Beispiel: „Wenn eine Zeile in Google Sheets hinzugefügt wird, lege einen Kunden in QuickBooks an.“ Sie eignen sich besonders für unkomplizierte Abläufe zwischen verschiedenen Anwendungen.
• Robotic Process Automation (RPA): Leistungsfähigere Tools wie UiPath oder Automation Anywhere setzen „Software-Roboter“ ein, die menschliche Eingaben am Bildschirm nachahmen. Damit eignen sie sich besonders für Aufgaben in älteren Systemen ohne moderne APIs.
• Business-Process-Management-Suiten (BPM): Plattformen wie Bizagi oder Processmaker sind für komplexe, unternehmensweite Prozesse gedacht, die eine fortgeschrittene Modellierung, Überwachung und Freigaben durch Menschen erfordern.

Kümmern Sie sich anschließend um die Menschen. Dieser Schritt ist unverzichtbar. Widerstand im Team kann Ihr Projekt scheitern lassen. Deshalb brauchen Sie einen klaren Plan für die Veränderung.

• Erklären Sie das „Warum“: Seien Sie offen. Das Ziel ist, eintönige Aufgaben abzuschaffen, nicht Arbeitsplätze. Zeigen Sie, wie Automatisierung Ihrem Team mehr Zeit für interessante, strategische Arbeit verschafft.
• Beziehen Sie Ihr Team ein: Die Menschen, die die Arbeit täglich erledigen, kennen den Prozess am besten. Lassen Sie sie den bestehenden Ablauf dokumentieren und den neuen, automatisierten Workflow mitgestalten. So werden Probleme sichtbar, die Ihnen sonst entgangen wären.
• Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an: Geben Sie Ihrem Team nicht einfach ein neues Tool vor. Sorgen Sie für gute Schulungen und beantworten Sie Fragen. Machen Sie erste Erfolge sichtbar, damit die Veränderung Fahrt aufnimmt.