15+ voorbeelden van bedrijfsprocesautomatisering voor meer efficiëntie

Wat is bedrijfsprocesautomatisering (en waarom is het belangrijk)?

Bedrijfsprocesautomatisering (BPA) gebruikt technologie om repetitief werk met vaste regels te automatiseren. Het doel is eenvoudig: efficiënter werken, menselijke fouten verminderen en operationele kosten verlagen. In plaats van een medewerker die gegevens handmatig van het ene systeem in het andere invoert, doet software dat direct.

Met 100% nauwkeurigheid.

Waarom is dat belangrijk? Omdat de impact enorm kan zijn. Kijk naar de cijfers. Het gaat niet alleen om uitgaven aan technologie, maar ook om wat die investering oplevert. De terugverdientijd is vaak slechts zes tot negen maanden.

Wie niet automatiseert, accepteert hogere kosten en tragere processen dan de concurrentie. Je beste mensen blijven dan hangen in werk met weinig toegevoegde waarde, in plaats van aan vernieuwing te werken. Begin met een van onze voorbeelden van bedrijfsprocesautomatisering en zet de eerste stap naar een echt concurrentievoordeel.

Praktijkvoorbeelden van bedrijfsprocesautomatisering in financiën en boekhouding

Financiën bieden veel kansen voor automatisering. Er zijn veel repetitieve taken met vaste regels, waarbij handmatig werk niet alleen traag is, maar ook tot kostbare fouten kan leiden. Deze twee voorbeelden van bedrijfsprocesautomatisering kunnen direct waarde opleveren.

Neem een hypothetisch productiebedrijf. Het uitlezen van facturen en het vergelijken ervan met de bestelling en ontvangstbevestiging zou de verwerking kunnen versnellen en kosten door te late betaling kunnen verlagen. Gebruik de werkelijke doorlooptijd, het percentage uitzonderingen en de betaalhistorie van de organisatie om het resultaat te berekenen.

• Geautomatiseerde factuurverwerking
• Probleem: Handmatige factuurverwerking kost veel tijd en geld. Een medewerker van de crediteurenadministratie ontvangt een factuur, vergelijkt die met een inkooporder, vraagt goedkeuring aan en voert vervolgens alles handmatig in het boekhoudsysteem in. Daarbij ontstaan gemakkelijk fouten, kosten door te late betaling en onnodige personeelskosten.
• Oplossing: Een automatiseringstool haalt met optische tekenherkenning (OCR) gegevens uit de factuur, zoals de leverancier, het bedrag en de vervaldatum. De tool vergelijkt de factuur automatisch met de inkooporder, vraagt de juiste manager per e-mail of via Slack om goedkeuring en stuurt de goedgekeurde gegevens rechtstreeks naar je boekhoudsoftware. * Voordeel: Veel kortere verwerkingstijden. Lagere arbeidskosten. Vrijwel geen fouten.

Ook kun je gebruikmaken van kortingen voor vroegtijdige betaling. * Beheer van inkooporders (PO's) * Probleem: Het handmatig opstellen, goedkeuren en volgen van inkooporders vormt een flinke bottleneck. Formulieren invullen, handtekeningen verzamelen en registers bijwerken vertraagt de inkoop telkens weer.

* Oplossing: Een medewerker vult één eenvoudig digitaal formulier in. Op basis van het bedrag stuurt het systeem de aanvraag automatisch naar de juiste manager. Na goedkeuring maakt het een inkoopordernummer aan, mailt het de officiële inkooporder naar de leverancier en werkt het centrale register bij.

Niemand hoeft erachteraan. * Voordeel: Inkooptrajecten verlopen sneller. Van elke aankoop is een duidelijk controlespoor beschikbaar.

En het uitgavenbeleid wordt automatisch gehandhaafd.

De hele medewerkerscyclus verbeteren: voorbeelden van HR-automatisering

Automatisering kan repetitief administratief werk in HR verminderen als de workflow duidelijke regels heeft en er een route is voor uitzonderingen. Meet vóór en na de verandering hoeveel tijd het kost, hoeveel correcties nodig zijn en hoe medewerkers het proces ervaren.

1. Onboarding van nieuwe medewerkers: Een nieuwe medewerker handmatig inwerken betekent vaak een wirwar van losse taken. HR, IT en leidinggevenden moeten de salarisadministratie, gebruikersaccounts, apparatuur en eerste trainingen op elkaar afstemmen. Een geautomatiseerde workflow brengt daar orde in. Zodra een kandidaat het aanbod ondertekent, zet één workflow direct alle vervolgstappen in gang.

1. Verlofaanvragen beheren: Houd verlof niet langer bij met spreadsheets en e-mailketens. Dat werkt niet. In een geautomatiseerd systeem vragen medewerkers verlof aan via één portaal. De aanvraag gaat automatisch naar hun leidinggevende ter goedkeuring. Daarna werkt het systeem het verlofsaldo bij en zet het de afwezigheid in de teamagenda, zonder handmatige tussenkomst.
2. Workflows voor functioneringsgesprekken: Automatisering plant gesprekken in, stuurt herinneringen naar leidinggevenden en hun teamleden, en biedt standaardformats voor feedback. Zo verlopen de gesprekken consistent en op tijd, en wordt een gevreesde administratieve klus een overzichtelijk proces.

Hoe helpt automatisering sales en marketing groeien?

Hoe helpt automatisering je omzet te verhogen, in plaats van alleen kosten te besparen?

Door je sales- en marketingteams iets te geven waar ze altijd te weinig van hebben: tijd. Als je repetitieve taken automatiseert, kunnen zij zich richten op werk dat omzet oplevert, zoals deals sluiten en klantrelaties opbouwen. Deze voorbeelden van bedrijfsprocesautomatisering zijn gericht op groei.

• Geautomatiseerde lead nurturing: Iemand downloadt een whitepaper en wordt automatisch toegevoegd aan een e-mailreeks. De workflow stuurt die persoon verspreid over enkele weken relevante artikelen en praktijkcases, gevolgd door een uitnodiging voor een demo. Zo bouw je vertrouwen op en informeer je een potentiële klant, zonder dat een verkoper er tijd aan kwijt is.
• Klantgegevens samenbrengen: Je klantgegevens staan overal: in je CRM, bij je betaalprovider en in je supportdesk.

Met automatisering kun je die gegevens samenbrengen in één klantprofiel. Als bijvoorbeeld een abonnementsbetaling van een klant mislukt in Stripe, kan een webhook een workflow starten die het account in Salesforce opzoekt en de accountmanager een taak geeft om persoonlijk contact op te nemen. Dit is een voorbeeld van een JSON-payload van een Stripe-webhook voor een mislukte betaling:

{
 "id": "evt_1P8sQx2eZvKYlo2Cc0G3fV4A",
 "object": "event",
 "api_version": "2024-04-10",
 "created": 1711999999,
 "data": {
 "object": {
 "id": "in_1P8sQw2eZvKYlo2Cq4t5fG6X",
 "object": "invoice",
 "customer": "cus_Pqj5aQ7d8Y9z0X",
 "status": "open",
 "attempted": true,
 "next_payment_attempt": 1712400000
 }
 },
 "type": "invoice.payment_failed"
 }

• Geautomatiseerd posten op sociale media: In plaats van elke dag handmatig berichten te plaatsen, kan je marketingteam met een automatiseringstool voor een hele maand content inplannen op alle platforms. Diezelfde tool kan ook merkvermeldingen volgen en dringende kwesties naar de juiste persoon doorsturen.

Een gebrekkig proces automatiseren brengt je alleen sneller bij het verkeerde resultaat

In onze branche leeft een gevaarlijke mythe: technologie zou alles kunnen oplossen. Dat is niet zo. Als je een gebrekkig, inefficiënt of nutteloos proces automatiseert, verbeter je het niet.

Je produceert alleen sneller en efficiënter slechte resultaten. Voordat je ook maar één regel code schrijft of een nieuwe tool aanschaft, moet je het bestaande proces in kaart brengen, kritisch bekijken en verbeteren.

Teams met een grote werkachterstand zien procesanalyse misschien niet zitten. Toch kan een korte sessie waarin je vastlegt wat het proces start, waar werk wordt overgedragen, welke uitzonderingen er zijn en wie verantwoordelijk is, al duidelijk maken wat je beter niet kunt automatiseren.

Maar juist dat gebrek aan tijd *is een symptoom*. Het gebrekkige proces is de oorzaak. Een dag uittrekken om een workflow op een whiteboard uit te tekenen, betaalt zich terug wanneer je stappen ontdekt die je helemaal kunt schrappen in plaats van automatiseren.

Vermijd deze veelvoorkomende valkuilen:

• Automatiseren vóór optimaliseren: Heeft je huidige proces tien stappen, waarvan er vijf overbodig zijn? Dan leg je die inefficiëntie vast in je nieuwe systeem als je alle tien automatiseert. Dat is verspilling.
• Datakwaliteit negeren: Automatisering heeft schone, gestructureerde gegevens nodig. Als de brongegevens rommelig zijn, bijvoorbeeld door wisselende opmaak of ontbrekende velden, werkt de automatisering niet goed. Erger nog: ze kan verkeerde resultaten opleveren.

Slechte invoer levert slechte uitvoer op. * Verandermanagement vergeten: Je kunt de beste automatisering ter wereld bouwen, maar die mislukt als je team haar niet begrijpt, vertrouwt of weet te gebruiken. Houd dus ook rekening met de mensen die ermee moeten werken.

Dat is essentieel bij projecten zoals deze voorbeelden van bedrijfsprocesautomatisering.

Stap 1: kies en prioriteer je eerste automatiseringsproject

Waar begin je?

Zoek een project waarmee je snel resultaat boekt: duidelijke, meetbare waarde met weinig inspanning en risico. Een geslaagd eerste project geeft vertrouwen en zorgt voor collega's die je volgende, ambitieuzere automatiseringsproject steunen.

Gebruik een vast beoordelingskader. Kijk naar taken die:

1. Vaak voorkomen: Hoe vaak gebeurt dit? Een taak die je 500 keer per dag uitvoert automatiseren heeft veel meer effect dan een taak die twee keer per week voorkomt.
2. Vaste regels volgen: Kun je de taak beschrijven met eenvoudige 'als-dan'-regels? Eenvoudige automatisering is niet geschikt voor creatief of strategisch denkwerk.
3. Volwassen en stabiel zijn: Automatiseer geen proces dat nieuw is of voortdurend verandert. De regels moeten duidelijk en stabiel zijn.
4. Gevoelig zijn voor menselijke fouten: Gegevens invoeren en kopiëren en plakken zijn uitstekende kandidaten. Automatisering is 100% nauwkeurig.

Je kunt dit zichtbaar maken met een matrix voor impact en haalbaarheid. Zet mogelijke projecten in een 2x2-schema. De projecten in het vak 'hoge impact, hoge haalbaarheid' leveren snel resultaat op. Ze zijn een goed startpunt om te laten zien wat bedrijfsprocesautomatisering kan opleveren.

Stap 2: onderbouw je project en bereken de ROI van automatisering

Voor budget moet je de taal van het bedrijf spreken. Die taal is rendement op investering (ROI). Een automatiseringsproject is geen kostenpost, maar een investering die zichzelf snel moet terugverdienen. We berekenen de mogelijke ROI om de voordelen concreet en overtuigend te maken.

De formule is eenvoudig: ROI = ((Benefits - Costs) / Costs) * 100.

• Kosten: Dit zijn de eenmalige implementatiekosten, maandelijkse of jaarlijkse softwarelicenties en de tijd die nodig is om medewerkers op te leiden.
• Baten: Die bestaan vooral uit directe besparingen op arbeidskosten. Ook de financiële gevolgen van minder fouten tellen mee, net als de tijd die medewerkers terugkrijgen en kunnen besteden aan werk dat het bedrijf echt laat groeien.

Neem de verwerking van facturen als voorbeeld. Stel dat je handmatig 500 facturen per maand verwerkt.

In dit scenario bespaar je €2,100 per maand. De jaarlijkse ROI is enorm. Daarmee heb je een sterk argument voor een van de effectiefste voorbeelden van bedrijfsprocesautomatisering.

Stap 3: Kies de juiste tools en begeleid je team bij de verandering

Nu je een project hebt gekozen en de zakelijke onderbouwing rond is, kun je aan de slag. Daarvoor zijn twee dingen nodig: de juiste technologie kiezen en je team voorbereiden op de verandering.

Kies eerst je tools. Het aanbod voor voorbeelden van bedrijfsprocesautomatisering is groot, maar de tools zijn grofweg in drie groepen te verdelen.

• Integratieplatforms (iPaaS): Denk aan Zapier of Make. Hiermee kun je het beste beginnen. Ze verbinden cloudapplicaties via een eenvoudig model van triggers en acties, bijvoorbeeld: "als er een rij aan een Google Sheet wordt toegevoegd, maak dan een klant aan in QuickBooks". Ze zijn ideaal voor eenvoudige workflows tussen verschillende applicaties.
• Robotic Process Automation (RPA): Krachtigere tools zoals UiPath of Automation Anywhere zetten "softwarerobots" in die precies nabootsen wat iemand op een computerscherm doet. Daardoor zijn ze geschikt voor taken in oudere systemen zonder moderne API's.
• Business Process Management (BPM)-suites: Platforms zoals Bizagi of Processmaker zijn bedoeld voor complexe, bedrijfsbrede processen die geavanceerde modellering, monitoring en menselijke goedkeuring vereisen.

Besteed daarna aandacht aan de mensen. Dat is geen bijzaak. Als je weerstand onder medewerkers niet aanpakt, kan je project daarop stuklopen. Een duidelijk plan voor de verandering is dus noodzakelijk.

• Leg uit waarom: Wees open. Vertel dat het doel is om vervelend werk weg te nemen, niet om banen te schrappen. Laat zien dat automatisering je team ruimte geeft voor interessanter, strategischer werk.
• Betrek je team: De mensen die het werk uitvoeren, kennen het proces het best. Vraag hen om het proces in kaart te brengen en de nieuwe geautomatiseerde workflow mee te ontwerpen. Zij zien problemen die jij misschien over het hoofd ziet.
• Zorg voor training en ondersteuning: Dring mensen niet zomaar een nieuwe tool op. Geef goede training en wees beschikbaar voor vragen. Sta stil bij de eerste successen om het vertrouwen te vergroten.