Automatisierte Rechnungsverarbeitung: was KI erledigt und was sie kostet
Eingangsrechnungen, Belege und Kontoauszüge: was ein KI-Agent davon übernimmt, was die E-Rechnung bis 2028 ändert, was Buchhaltungsprogramme mit automatischer Belegerfassung kosten und was bei Ihrer Steuerberatung bleibt.
Alle Preise in Euro, so wie die Anbieter sie veröffentlichen.
- Bau, einmalig
- ab 1.490 €
- Zeit bis zum Start
- 10 bis 14 Tage
- Prozess-Audit
- 290 €, voll angerechnet
- Verantwortung für die Bücher
- Ihre Steuerberatung
Abgerechnet in Euro von PeakCore LLC.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung heißt: Belege und E-Rechnungen werden ausgelesen und den Kontobewegungen zugeordnet, fehlende Belege angefordert. In Deutschland kostet Buchhaltungssoftware mit automatischer Belegerfassung ab 21,90 € im Monat zzgl. MwSt. (Lexware Office L), Candis für größere Mengen ab 389 € im Monat. Unser Agent nach Maß: ab 1.490 € einmalig und 290 € im Monat.
Was bei Eingangsrechnungen anfällt und was der Agent tut
Jede Rechnung, jeder Kassenbon und jede Kontobewegung muss erfasst und einem Gegenstück zugeordnet werden, und wo ein Beleg fehlt, muss ihn jemand besorgen. Ein Agent übernimmt diese Vorarbeit in vier Schritten.
Die E-Rechnung: was gilt und ab wann
Für die Rechnungsverarbeitung ist das die gute Nachricht: Immer mehr Rechnungen kommen als Datensatz, der sich ohne Abtippen lesen lässt. Die Termine, so wie das Bundesfinanzministerium sie erklärt.
- Seit 1. Januar 2025
- Jedes Unternehmen im Inland muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
- Bis 31. Dezember 2026
- Alle dürfen noch Papierrechnungen ausstellen, PDF-Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Im Jahr 2027
- Papier und PDF nur noch, wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Umsatz hatte. Rechnungen im EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 erlaubt.
- Ab 1. Januar 2028
- E-Rechnung für alle Umsätze zwischen Unternehmen im Inland. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
- Was als E-Rechnung zählt
- Ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Eine PDF ist keine E-Rechnung. Weichen bei ZUGFeRD Datensatz und Bild voneinander ab, gilt der Datensatz.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026, abgerufen am 22. Oktober 2026. Aufbewahrt wird eine E-Rechnung acht Jahre, ihr strukturierter Teil unverändert.
Die Preise, Tarif für Tarif
Vier Buchhaltungsprogramme, die Belege selbst erfassen und Zahlungen zuordnen, abgeschrieben von ihren Seiten am 22. Oktober 2026, und unser Agent in der letzten Zeile. Lexware Office, sevdesk und BuchhaltungsButler sind für kleine Betriebe gebaut, Candis für größere Rechnungsmengen mit Freigaben.
| Anbieter und Tarif | Preis im Monat | Enthalten |
|---|---|---|
| Lexware Office Lmonatlich kündbar | 21,90 € zzgl. MwSt. | Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer; Belegscanner, Belegprüfung und automatischer Zahlungsabgleich |
| Lexware Office XLmonatlich kündbar | 32,90 € zzgl. MwSt. | dazu EU- und Abschlagsrechnungen, API und Belegempfang per E-Mail |
| sevdesk Buchhaltungmonatliche Abbuchung | 25,90 € zzgl. MwSt. | KI-gestützte Belegerfassung mit Zuordnung zur Transaktion und Vorschlag der Buchungskategorie, Online-Banking, UStVA ans Finanzamt; 1 Benutzer |
| sevdesk Buchhaltung Promonatliche Abbuchung | 34,90 € zzgl. MwSt. | dazu Kostenstellen, REST-API und BWA; 1 Benutzer |
| BuchhaltungsButler Lightmonatliche Laufzeit | 39,90 € MwSt. nicht angegeben | 1 Nutzer und 1 Steuerberater-Zugang; Sie buchen vor, die Steuerberatung schließt ab |
| BuchhaltungsButler Smartmonatliche Laufzeit | 46,90 € MwSt. nicht angegeben | 1 Nutzer und 1 Steuerberater-Zugang; voller Funktionsumfang |
| BuchhaltungsButler Premiummonatliche Laufzeit | 89,90 € MwSt. nicht angegeben | 5 Nutzer und 1 Steuerberater-Zugang |
| Candis BasisLaufzeit 12, 24 oder 36 Monate | ab 389 € MwSt. nicht angegeben | unbegrenzt viele Nutzer:innen und Gesellschaften, Preis nach Anzahl der Rechnungen |
| Candis PlusLaufzeit 12, 24 oder 36 Monate | ab 599 € MwSt. nicht angegeben | unbegrenzt viele Nutzer:innen und Gesellschaften, Preis nach Anzahl der Dokumente |
| Candis MaxLaufzeit 12, 24 oder 36 Monate | ab 789 € MwSt. nicht angegeben | unbegrenzt viele Nutzer:innen und Gesellschaften, Preis nach Anzahl der Dokumente |
| AIGROW, Agent nach MaßErfasst die Kontobewegungen, ordnet sie den Belegen zu, fordert fehlende Belege an und gleicht die Konten ab. Die Verantwortung für die Bücher bleibt bei Ihrer Steuerberatung. | 290 € im Monat + ab 1.490 € einmalig | Zeit bis zum Start: 10 bis 14 Tage. Die Monatsgebühr umfasst Infrastruktur, Modellnutzung und Überwachung. |
Quellen: Lexware Office, Preise, sevdesk, Preise, BuchhaltungsButler, Preise, Candis, Preise. Es sind die Preise bei monatlicher Zahlung. Mit jährlicher Zahlung sind sevdesk und BuchhaltungsButler günstiger (sevdesk Buchhaltung 22,90 €, BuchhaltungsButler Light 29,90 € im Monat). Lexware Office, sevdesk und BuchhaltungsButler zeigten am Prüftag zusätzlich befristete Rabatte, die hier nicht eingerechnet sind. BuchhaltungsButler und Candis nennen auf der Preisseite keinen Hinweis zur Mehrwertsteuer. Candis berechnet nur hochgeladene Rechnungen und Verträge; Implementierung und Onboarding sind inklusive. Es rechnet PeakCore LLC ab, ein Unternehmen aus den USA, in Euro.
Software oder ein Agent nach Maß
Für die meisten kleinen Betriebe ist ein Programm aus der Tabelle die richtige und günstigere Wahl. Ein Agent nach Maß lohnt sich erst, wenn die Belegarbeit trotz Software jede Woche Stunden kostet.
- Die Software reicht
- Wenn Sie wenige Rechnungen im Monat haben, mit einem Bankkonto arbeiten und Ihre Steuerberatung dieses Programm schon kennt oder über einen Steuerberater-Zugang darauf zugreift. Dann ist ein Tarif aus der Tabelle günstiger als jeder Bau, und Sie brauchen uns nicht.
- Ein Agent lohnt sich
- Wenn Belege über viele Wege kommen (Postfächer, Lieferantenportale, Kassen, Zahlungsdienste), mehrere Konten abzugleichen sind, ein Shop- oder Warenwirtschaftssystem bleiben soll oder Ihre Regeln für Freigaben in keinem Standardprogramm Platz haben.
- Ihr Programm bleibt
- Ein Agent ersetzt weder das Buchhaltungsprogramm noch die Steuerberatung. Ob sich Ihr Programm anbinden lässt, prüfen wir vor dem Angebot: Fehlt eine Schnittstelle, ändern sich Aufwand und Preis, und Sie erfahren es, bevor Sie zahlen.
- Wenn Sie unsicher sind
- Das Prozess-Audit für 290 € misst, was die Belegarbeit heute kostet, und dauert 3 bis 5 Tage. Bauen wir danach mit Ihnen, wird der Preis voll auf den Bau angerechnet.
Was der Agent macht und was bei der Steuerberatung bleibt
Der Agent erledigt die Vorarbeit. Die Verantwortung für die Bücher trägt er nicht.
- Die Kontobewegungen erfassen
- Jede Bewegung dem passenden Beleg zuordnen
- Fehlende Belege anfordern
- Die Konten abgleichen
- Die Verantwortung für die Bücher und den Jahresabschluss
- Umsatzsteuer-Voranmeldung und Steuererklärungen
- Ermessensfragen: privat oder betrieblich, sofort absetzen oder abschreiben
- Steuerliche Beratung, in jeder Form
- Die Freigabe von Zahlungen: Die bleibt bei Ihnen
Weitere Abläufe, die ein Agent übernimmt
- KI im Kundenservice
- Anfragen per E-Mail, Chat und WhatsApp beantworten, mit den Preisen von Zendesk, moinAI und Superchat.
- KI-Telefonassistent
- Anrufe annehmen und Termine eintragen, mit den Tarifen von IONOS, Placetel AI und fonio.
- Was eine Empfangskraft kostet
- Die Arbeitgeberkosten 2026, Posten für Posten.
- Preisliste der KI-Agenten
- Alle unsere Agenten in Euro, Bau und Monatsgebühr.
Häufige Fragen
Ein Agent für Ihre Belege
Schreiben Sie uns, wie viele Rechnungen im Monat eingehen, auf welchen Wegen, mit welchen Banken und welchem Programm Sie arbeiten. Wir antworten schriftlich, was wir bauen und was es kostet. Sie können uns auf Deutsch schreiben.
ab 1.490 € einmalig · 290 € im Monat