KI für Hotels: was ein Agent an Telefon, Postfach und Rezeption übernimmt und was es kostet
Anrufe und Gästenachrichten in der Sprache des Gastes beantworten, vor der Anreise informieren, Meldedaten einholen, um Bewertungen bitten: welche Arbeit KI-Agenten in Hotels, Pensionen und Ferienwohnungen übernehmen, was DialogShift, Apaleo und fonio verlangen und welche Regeln gelten.
Unsere Preise in Euro, die Preise der Anbieter so, wie sie sie veröffentlichen.
- Auf den Bau angerechnet
- voll
- KI-Telefonassistent
- 290 € im Monat + ab 1.490 € einmalig
- Kundenservice-Agent
- ab 79 € im Monat + ab 1.490 € einmalig
- KI-Betrieb
- ab 990 € im Monat
Abgerechnet in Euro von PeakCore LLC.
KI im Hotel beantwortet Anrufe und Nachrichten in der Sprache des Gastes und holt Meldedaten vor der Anreise ein; Preise und Beschwerden bleiben beim Team. DialogShift: 1 € (Chat), 2 € (Telefon) je Zimmer monatlich, E-Mail 50 €; Apaleo 8 € je Zimmer; fonio 119 €. Unser KI-Telefonassistent: 290 € im Monat plus ab 1.490 € einmalig, Audit 290 €.
Was ein Agent im Hotel übernimmt
Arbeit an Telefon, Postfach und Rezeption, die jeden Tag gleich abläuft, auch nachts und am Wochenende. Für jede Aufgabe steht hier, welches Angebot sie übernimmt, was es kostet und wann es läuft.
| Aufgabe | Wer es übernimmt | Preis | Startklar in |
|---|---|---|---|
| Anrufe annehmen, in der Sprache des GastesNimmt jeden Anruf an, auch nachts und wenn an der Rezeption gerade eingecheckt wird, beantwortet Fragen zu Zimmern, Anreise und Leistungen und gibt Buchungswünsche an Ihre Buchungsmaschine oder an die Rezeption weiter. | KI-Telefonassistent | 290 € im Monat + ab 1.490 € einmalig | 5 bis 7 Tage |
| WhatsApp und E-Mails beantwortenAntwortet rund um die Uhr mit Texten, die Sie freigegeben haben, fragt Reisedaten und Personenzahl ab und schickt den Link zu Ihrer Buchungsmaschine. Gruppen und Sonderwünsche gehen an die Rezeption. | Kundenservice-Agent | ab 79 € im Monat + ab 1.490 € einmalig | 7 bis 10 Tage |
| Nachrichten vor der AnreiseSchickt Check-in-Zeiten, Anfahrt und Parkmöglichkeiten, erinnert an den Ausweis und bietet die Zusatzleistungen an, die Sie freigegeben haben, etwa Frühstück, Parkplatz oder späten Check-out. | Kundenservice-Agent | ab 79 € im Monat + ab 1.490 € einmalig | 7 bis 10 Tage |
| Meldedaten vor der Anreise einholenFragt bei ausländischen Gästen die Angaben für den Meldeschein ab, damit das Formular bei der Ankunft vorbereitet ist. Unterschrift, Abgleich mit dem Ausweis und Aufbewahrung bleiben bei Ihrem Team. | Kundenservice-Agent | ab 79 € im Monat + ab 1.490 € einmalig | 7 bis 10 Tage |
| Nachrichten aus Booking.com und Airbnb sortierenBeantwortet Routinefragen aus dem Postfach der Buchungsportale mit freigegebenen Textbausteinen, wenn es sich anbinden lässt, und legt Umbuchungen, Beschwerden und Sonderwünsche Ihrem Team mit einem Antwortentwurf vor. | Kundenservice-Agent | ab 79 € im Monat + ab 1.490 € einmalig | 7 bis 10 Tage |
| Nach der Abreise um eine Bewertung bittenSchickt nach dem Check-out eine kurze Nachricht mit dem Link zu Ihrem Bewertungsprofil und entwirft Antworten auf neue Bewertungen. Veröffentlicht wird erst, wenn jemand aus Ihrem Team freigibt. | Kundenservice-Agent | ab 79 € im Monat + ab 1.490 € einmalig | 7 bis 10 Tage |
Der KI-Telefonassistent und der Kundenservice-Agent laufen mit einer Monatsgebühr, die Infrastruktur, Modellnutzung und Überwachung umfasst. Ob der Agent direkt in Ihrem Hotelverwaltungssystem, Ihrer Buchungsmaschine oder im Postfach von Booking.com und Airbnb arbeitet, hängt davon ab, ob es sich anbinden lässt; das steht vor dem Bau im Angebot. Es rechnet PeakCore LLC ab, ein Unternehmen aus den USA, in Euro.
Was beim Team bleibt
Der Agent beantwortet, informiert und bereitet vor. Über Preise, Geld und Beschwerden entscheidet Ihr Team, und was die Gesundheit oder Sicherheit eines Gastes betrifft, geht sofort an einen Menschen.
- Preise und Ratenstrategie
- Raten, Rabatte und Mindestaufenthalte legen Sie fest. Der Agent schickt den Link zur Buchungsmaschine, die den aktuellen Preis zeigt, und sagt keinen Nachlass zu.
- Beschwerden und Erstattungen
- Beschwert sich ein Gast oder möchte er Geld zurück, geht das sofort an Ihr Team. Der Agent sagt keine Erstattung und keine kostenfreie Stornierung zu.
- Die Meldung selbst
- Den Meldeschein unterschreibt der Gast oder bestätigt ihn elektronisch. Den Abgleich mit dem Ausweis, die Vermerke und die Aufbewahrung übernimmt Ihr Team. Der Agent bereitet nur die Angaben vor.
- Gesundheit und Sicherheit der Gäste
- Spricht ein Gast von einem Unfall, einer Erkrankung oder einer Gefahr im Haus, gibt der Agent sofort an einen Menschen weiter. Er schätzt nichts ein und rät nichts.
Was Gäste-KI und Hotelsoftware kosten
Die Preise von DialogShift, Apaleo und fonio, abgeschrieben von den Seiten der Anbieter am 23. Oktober 2026, und unser Weg in der letzten Zeile.
| Anbieter und Produkt | Preis | Enthalten |
|---|---|---|
| DialogShift Chat AIdie Preisseite nennt außerdem „Basis: AI-Plattform 200 €/Monat“ | 1 € pro Zimmer im Monat, mindestens 100 € im Monat MwSt. nicht angegeben | Website-Chat, WhatsApp, Instagram und Facebook Messenger, Booking Agent für Buchungen, über 120 Sprachen |
| DialogShift Phone AIZusatzmodul | 2 € pro Zimmer im Monat, mindestens 200 € im Monat MwSt. nicht angegeben | Anrufe mit Buchungsabwicklung, mit und ohne Anbindung, Weiterleitung an die passende Abteilung, Rückrufwünsche mit Zusammenfassung, über 50 Sprachen |
| DialogShift Email AIZusatzmodul | 50 € pro Hotel im Monat MwSt. nicht angegeben | Plugin für Outlook, entwirft Antworten in über 120 Sprachen; ein Browser-Plugin beantwortet Gästenachrichten direkt in Booking.com |
| Apaleo Open PMSkeine Einrichtungs-, Einmal-, Wartungs- oder Integrationsgebühren | 8 € pro Zimmer im Monat, mindestens 400 € im Monat MwSt. nicht angegeben | Hotelverwaltungssystem in der Cloud; KI-Agenten wie ein Email-Agent, der auf Anfragen antwortet und Reservierungen in Apaleo verwaltet, kommen aus dem Agent Hub, ohne veröffentlichten Preis |
| fonio KI-Telefonassistent Solo119 € bei monatlicher, 99 € bei jährlicher Abrechnung; Team 359 € mit 3.600 Minuten | 119 € im Monat netto, zzgl. Umsatzsteuer | 1.000 Minuten im Monat, eine Telefonnummer, keine gleichzeitigen Anrufe, über 60 Sprachen |
| AIGROW, KI-Telefonassistentgebaut und betrieben von uns | 290 € im Monat + ab 1.490 € einmalig | Anrufe in der Sprache des Gastes annehmen, Buchungswünsche an Buchungsmaschine oder Rezeption weitergeben, Beschwerden und Notfälle sofort an Ihr Team. Vorher das Prozess-Audit für 290 €, voll angerechnet. |
Quellen: DialogShift, Preise, Apaleo, Preise, fonio, Preise. DialogShift rechnet Chat und Telefon je Zimmer ab, jeweils mit einem Mindestbetrag im Monat. Apaleo ist ein Hotelverwaltungssystem; seine KI-Agenten stehen im Apaleo Agent Hub, ohne veröffentlichten Preis. Der Tarif von fonio gilt für alle Branchen. Ein Agent von uns arbeitet mit dem Hotelverwaltungssystem und der Buchungsmaschine, die Sie schon haben.
Die Regeln, die ein Hotel beachtet
Wo die Pflichten stehen und was sie regeln. Diese Übersicht ist keine Rechtsberatung.
- Besondere Meldepflicht, § 29 BMG
- Ausländische Gäste unterschreiben am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein und weisen sich mit einem gültigen Pass oder Passersatz aus; mitreisende Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder werden nur der Zahl nach angegeben. Mit Zustimmung des Gastes geht es auch elektronisch: Er bestätigt die Daten am Tag der Ankunft mit einer Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung, dem elektronischen Identitätsnachweis oder durch Auslesen von eID-Karte oder Aufenthaltstitel vor Ort. Bundesmeldegesetz, § 29 Besondere Meldepflicht
- Meldeschein, § 30 BMG
- Der Meldeschein enthält nur Ankunft und voraussichtliche Abreise, Familiennamen, Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Zahl und Staatsangehörigkeit der ausländischen Mitreisenden und die Seriennummer des Passes. Der Betrieb vergleicht die Angaben mit dem Ausweis und vermerkt Abweichungen, bewahrt die Meldescheine ab dem Tag der Abreise ein Jahr auf und vernichtet sie innerhalb von drei Monaten danach; dieselben Fristen gelten für elektronisch erhobene Daten. Weitere Daten für Kur- und Fremdenverkehrsbeiträge kann das Landesrecht vorsehen. Bundesmeldegesetz, § 30 Besonderer Meldeschein
- Datenschutz-Grundverordnung
- Gilt für die Daten der Gäste, auch wenn ein KI-System sie verarbeitet: Rechtsgrundlage, Zweck, Auftragsverarbeitung, Sicherheit. Für das elektronische Meldeverfahren verlangt § 30 Abs. 5 BMG Maßnahmen nach den Artikeln 24, 25 und 32 DSGVO. Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679
- KI-Verordnung, Artikel 4: KI-Kompetenz
- Gilt seit dem 2. Februar 2025. In der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 verlangt er von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen Maßnahmen, die die KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen; ein bestimmtes Niveau muss nicht garantiert werden. KI-Verordnung, Verordnung (EU) 2024/1689, Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026
- KI-Verordnung, Artikel 50: Transparenz
- Seit dem 2. August 2026 müssen Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen oder schreiben, außer es ist aus dem Zusammenhang offensichtlich. Europäische Kommission, Durchsetzung des KI-Gesetzes und neue Transparenzpflichten ab 2. August 2026
Unser schriftliches Angebot nennt, welche Gästedaten der Agent berührt, wo sie gespeichert werden und unter welchem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ob das für Ihr Haus genügt, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung; eine Zusage, dass damit alle Pflichten erfüllt sind, geben wir nicht.
So gehen wir vor: erst das Audit, dann der Bau
Wir bauen nichts, bevor klar ist, wo Ihr Haus an Telefon, Postfach und Rezeption die meisten Stunden verliert und was ein Agent dort kostet.
- KI-Betrieb
- Soll nicht eine einzelne Aufgabe, sondern das ganze Backoffice abgegeben werden: Im KI-Betrieb erledigen unsere Agenten es Monat für Monat, und ein Mensch prüft ihre Arbeit. Ab 990 € im Monat.
Weiterlesen
- KI für Restaurants
- Reservierungen, Erinnerungen und Allergenfragen, mit den Preisen von resmio, gastronovi und fonio.
- KI für Immobilienmakler
- Anfragen, Besichtigungen und Unterlagen, mit den Preisen von onOffice, Propstack und fonio.
- KI für Zahnarztpraxen
- Telefon, Termine und Recall, mit den Preisen von Dr. Flex, fonio und Nelly.
- KI für Steuerberater
- Unterlagen, Belege und Mandantenfragen, mit den Preisen von DATEV, ADDISON und Stollfuß.
- KI für Anwaltskanzleien
- Mandatsannahme, Sachstandsanfragen und Routinebriefe, mit den Preisen von JUPUS, Prime Legal AI und Beck-Noxtua.
- KI-Telefonassistent
- Anrufe annehmen und Termine eintragen, mit den Tarifen von IONOS, Placetel AI und fonio.
- Preisliste der KI-Agenten
- Alle unsere Agenten in Euro, Bau und Monatsgebühr.
- KI-Agenten von AIGROW
- Wie unsere Agenten arbeiten und wer ihre Arbeit prüft.
Häufige Fragen
Wo verliert Ihr Haus an Telefon und Postfach die meisten Stunden?
Das Audit misst es, bevor etwas gebaut wird. Oder schreiben Sie uns, mit welchem Hotelverwaltungssystem und welcher Buchungsmaschine Sie arbeiten, wie viele Zimmer Sie haben und welche Anfragen sich jeden Tag wiederholen; wir antworten schriftlich. Sie können uns auf Deutsch schreiben.
Prozess-Audit 290 € · voll angerechnet